A pessoa que atua com Program Management (Program Manager ou Gerente de Programas) é aquela responsável por garantir a visibilidade e previsibilidade sobre o delivery de iniciativas e projetos, cujo valor é potencializado por uma entrega conjunta e orquestrada.
Em empresas de Tecnologia, esse papel tem se tornado cada vez mais relevante por ajudar a quebrar silos e promover agilidade organizacional por meio de processos que visam eficiência técnica e eficácia estratégica. Atualmente sou Technical Program Manager, e decidi compartilhar um pouco mais sobre esse universo com vocês aqui neste artigo.
Quando comecei a pensar no texto e destrinchar mais o papel da pessoa Gerente de Programas ou Gerente de Programas Técnicos, eu percebi a importância de pensar no contexto atual do mercado de Tecnologia e da necessidade de responder rápido o suficiente às mudanças, ou seja, ser ágil.
É um fato que o universo tech demanda cada vez mais aspectos como: inovação contínua, capacidade de transformação e execução de estratégias desafiadoras e disruptivas. Mas, também é um fato que a capacidade de executar projetos e iniciativas complexas vai se tornando cada vez mais difícil à medida que uma empresa escala, seus times aumentam e as fricções inerentes a esse crescimento vão ganhando força, criando silos e reduzindo sinergia.
Nesse contexto, profissionais e empresas ao redor do mundo têm buscado formas de garantir transformação digital, agilidade organizacional e uma cultura de entrega contínua de produto com uma estrutura técnica integrada. Consequentemente, um dos maiores frutos dessa transformação é o surgimento do papel de Program Manager, o Gerente de Programas.
O que é um programa?
Segundo o Project Management Institute (PMI): “Programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de maneira coordenada para obter benefícios não disponíveis ao gerenciá-los individualmente.” Ou seja, é um conceito conciso e claro, que cada empresa adapta para sua cultura, princípios e práticas.
Na minha visão, acredito que podemos ir além. Eu diria que um programa é um grupo de projetos ou iniciativas, definidas por estratégia organizacional e implementadas por um ou mais times, de modo que seu impacto seja potencializado pela sinergia das interações e das entregas, de forma mensurável em função do tempo. Dessa forma, vemos como estratégia, execução, mensuração, aprendizado e timing são fundamentais para o papel.
Segundo a pesquisa realizada pelo PMI, organizações com gerenciamento de programas maduro são muito mais bem-sucedidas do que aquelas sem ele. A Amazon, primeira empresa a referenciar o papel de Program Manager, já há anos atribui parte da sua capacidade de inovação e execução de estratégias complexas a esse papel, que hoje já é consolidado em quase todas as famosas “big techs“, como Meta, Google, Twitter, Netflix, etc.
Qual a diferença entre Program Management e Project Management?
Na minha visão, a principal diferença é cultural. Isso porque, com a disseminação de metodologias ágeis nas empresas de tecnologia, a visão de projetos começou a ser insuficiente para descrever entregas de valor dentro do ciclo de vida de produtos, que não tem uma data final definida.
Apesar de serem conceitos correlatos, programa e projeto têm tendências diferentes de adoção no momento, e a maior parte, se não todas as grandes empresas de Tecnologia estão migrando para a visão de programas (Program Management), por entenderem o foco estratégico e o ganho organizacional.
Gestão de projetos
De modo geral, um projeto representa um trabalho único e focado, com escopo, custo, qualidade e expectativa de entrega pré-definidos dentro de um intervalo de tempo. Em um artigo da Atlassian (referência em softwares que dão suporte à organização e gestão de times) é dito que, mesmo que esse intervalo de tempo dure anos, o foco desse projeto deve continuar o mesmo, de modo que seu sucesso seja mensurado pela entrega do artefato esperado.
Isso não quer dizer que as gerentes de projetos não podem trabalhar com métodos ágeis, entregas incrementais, ou que a definição do escopo não vem de planejamentos estratégicos relevantes. No entanto, a visão final do projeto, contínua dentro de um escopo pré-definido, com um resultado esperado.
Gestão de programas
Já Program Management é uma abordagem diferente e específica, que se posiciona estrategicamente acima da gestão de projetos, segundo a própria PMI. Ela ajuda gerentes seniores e executivos a terem um método claro e estruturado para a implementação de mudanças dentro da organização, sejam do ponto de vista interno, ou para o usuário final.
Um programa é vivo, mutável e ajustável a novos contextos, nos quais projetos e iniciativas estratégicas são priorizados e executados de forma coordenada, para que objetivos organizacionais sejam alcançados de forma escalável, e que sejam mensuráveis em métricas de entrega de valor – tanto para o usuário final quanto para a empresa.
Dado que programas muitas vezes estão associados a produtos e à estratégia da empresa, eles podem ser permanentes, ou não ter previsão de conclusão, contribuindo de forma contínua para alcançar múltiplos objetivos.
Uma prova clara disso é quando falamos de avaliação e gestão de riscos. Na gestão clássica de projetos, os riscos são mitigados para não impactarem a entrega esperada, já na gestão de programas, um risco é mitigado para não impactar o valor que se espera das entregas.
Diante disso, podemos concluir que a gestão de projetos, na verdade, é um incremento dentro da gestão de programas, em que a visão de progresso, gestão de riscos, comunicação e demais habilidades da gerente de projetos ajudam a criar de forma conjunta uma visão maior, que toca em toda a organização – o programa.
Exemplo de Program Management:
Em uma fintech, é possível que um programa seja criado para oferecer novas formas de pagamentos aos clientes e tenha como entrega de valor do quarter a implementação de pagamentos via PIX. Para isso, podem ser necessárias iniciativas de uma tribo para desenvolver a experiência, de uma outra tribo para desenvolver os motores de pagamento e tracking de transações, e um projeto de integração com uma empresa terceira para realizar a integração de gateway PIX aderente às regulamentações vigentes.
Cada um desses projetos pode ser acompanhado e gerido de forma individualizada, com sucesso na entrega dos outputs. No entanto, o valor final para o usuário só será alcançado na orquestração desses entregáveis em uma visão unificada de delivery – o programa.
O que faz a pessoa Program Manager?
A pessoa Gerente de Programas é uma pessoa sênior, que compartilha de múltiplos conhecimentos e tem domínio sobre diversas disciplinas para garantir que a gestão de programa aconteça. Dentre esses conhecimentos vale destacar algumas hard skills e soft skills em Program Management:
Hard skills
- Planejamento estratégico;
- Mensuração e construção de relatórios de progresso;
- Gestão de stakeholders;
- Gestão de escopo, mudanças, riscos e de qualidade;
- Facilitação.
Soft skills
- Liderança por influência;
- Colaboração;
- Excelente comunicação oral, escrita e visual;
- Postura empática;
- Capacidade de guiar pessoas em contextos de alta ambiguidade.
A maior parte do trabalho da pessoa Gerente de Programas é garantir a comunicação entre áreas. Ou seja, garantindo que múltiplos stakeholders e pessoas envolvidas estejam na mesma página, reduzindo ambiguidades e promovendo sinergia.
Além disso, também é esperado desse papel capacidade de organização, documentação e apresentação de conceitos complexos, estratégicos, roadmaps, relatórios e demais artefatos que sejam necessários e suficientes para garantir transparência e eficiência de ponta a ponta.
O que faz o Technical Program Manager (TPM)?
No mercado de Tecnologia, o papel de Gerente de Programas é chamado de Technical Program Manager quando envolve lidar diretamente com as áreas de Engenharias de Software, Gestão de Produtos e Design, por exemplo. Essas são áreas que compõem os times multidisciplinares das squads e tribos de empresas tech.
Nesse caso, o nível de senioridade do papel aumenta ainda mais, porque demanda domínio em conhecimentos ainda mais complexos. A Meta, por exemplo, define TPMs como:
“Pessoas que reúnem uma combinação única de fortaleza em Gestão de Produtos em pontos fortes técnicos, liderança e habilidades de gerenciamento de programas para acelerar a entrega. Elas impulsionam a estratégia e a execução para plataformas de produtos e áreas técnicas especializadas, além de iniciativas entre equipes que exigem forte colaboração e quebra de complexidade para fornecer uma solução de produto.”
Nesse caso, vale destacar também mais alguns pontos importantes:
- Gestão de produtos;
- Arquitetura e riscos arquiteturais de software;
- Gestão de dependências técnicas;
- Gestão de portfólio.
Além disso, a pessoa Technical Program Manager vai parear com lideranças de Produto, Engenharia e Design, bem como lidar com stakeholders técnicos e não técnicos. Portanto, esse profissional deve ter uma comunicação eficiente em múltiplos contextos.
Qual a diferença entre Program Manager e Product Manager?
Apesar de dominarem áreas comuns de conhecimento, Technical Program Manager e Product Manager são, essencialmente, pessoas parceiras. Isso porque muitos dos desafios de ser Product Manager, ainda mais em contextos de alta escala, são de alinhamento, promoção de sinergia, gestão de stakeholders e de expectativas.
A TPM e a PM colaboram durante todo o ciclo de desenvolvimento de produtos, em um mutualismo que vai do Discovery ao aprendizado orientado a dados, se renovando em cada iteração estratégica.
A começar pelo planejamento, o Technical Program Manager oferece suporte na priorização de hipóteses e iniciativas, definição de objetivos estratégicos, bem como na definição de KPIs que ajudem a mensurar a entrega de valor.
Há também o acompanhamento do delivery, no qual a pessoa TPM mantém o status atualizado para fácil consulta de stakeholders, além de facilitar a gestão de dependências entre squads e riscos arquiteturais que podem impactar o produto. Por fim, a TPM dá apoio à melhoria contínua do time de Produto do ponto de vista de agilidade, visando promover eficiência e boas práticas.
Se entrássemos no detalhe de cada ponto de colaboração, teríamos um celeiro sem fim de aprendizados, que reforça a importância da relação entre esses papéis. E os times que já aprenderam isso, constroem um diferencial estratégico que só melhora sua performance.
Pensamentos finais
Em um contexto tão volátil e desafiador como o que vivemos no universo de Tecnologia, ver a concepção de um papel tão rico, focado em promover agilidade organizacional e execução de estratégia é uma luz para ajudar startups em franco crescimento, scale-ups e grandes empresas a caminhar de forma firme para a entrega contínua de valor ao seu cliente.
Vários desses conceitos podem ser e serão aprofundados em novos conteúdos, ao mesmo tempo em que estão sendo escritos e reescritos na prática diariamente. A intenção desse conteúdo é colaborar e, inicialmente, trazer à tona conhecimentos sobre Program Management, com a intenção de ajudar a construir a área. Fique à vontade para me procurar, dar feedbacks e colaborar!
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