Certamente você deve conhecer diversos modelos que podemos fazer de retrospectiva, mas será que estamos sendo eficientes e engajando a equipe da melhor forma? No site “EasyRetro” tem 14 formas mais populares de conduzir uma retrospectiva (clique aqui para acessar a lista completa) e aqui vou compartilhar os 3 modelos simples para se realizar esse processo:
- Engajamento
- O que foi bem
- O que podemos melhorar
- O que faltou
- O que esperamos
- Mais, Menos e Diferente
- O que mais gostei
- O que menos gostei
- O que faria diferente
- Melhorar / Continuar / Parar
- Precisamos melhorar
- Podemos continuar fazendo
- Melhor parar de fazer
- Ações
Agora que você já recordou das premissas de uma retrospectiva, por que não fazermos algo mais dinâmico e interativo com o time?
Vem conhecer e entender como estruturar uma retrospectiva gamificada e fazer com que seu time fique mais engajado e disposto a evoluir com as lições aprendidas.
O que é uma retrospectiva?
Ao longo de uma sprint temos diversos desafios com atividades, pessoas, processos e stakeholders e claro que além de aprender com tudo isso quase todos os dias, é um baita desafio fazer gestão de todas essas frentes.
Uma metodologia bastante usada nas empresas é o Scrum, uma estrutura para gerenciamento de projetos que nos auxilia para organização e tomada de decisão para novas rotas, trazendo clareza e dinamismo no dia a dia do trabalho.
O Scrum possui as seguintes cerimônias:
- Planning;
- Definir o objetivo da sprint;
- Daily;
- Identificar os impedimentos que precisam ter ações;
- Review;
- Entender as atividades que foram concluídas, quais não foram concluídas e qual o estágio atual do que precisamos fazer.
- Retrospectiva
- Alinhamento do que deu certo e não deu certo, criando temáticas para esses pontos levantados e desenvolvendo um plano de ação.
Mas como nem tudo são flores, sabemos que existe uma grande dificuldade do time em aprender, registrar e executar tarefas após as lições aprendidas.
Como você acha que esse processo será mais dinâmico, eficiente e trabalho diretamente com o alinhamento da estratégia prevendo desdobramentos da equipe??
Então vamos lá, estou aqui para contribuir com vocês como podemos deixar esse processo mais dinâmico.
Como estruturar uma retrospectiva gameficada?
Resolvi usar o modelo das cartas feitas pela PM3 em um jogo de “quebra gelo” em um dos encontros realizados por eles, e de forma situacional conseguimos compartilhar as lições aprendidas da última sprint.
A preparação foi a seguinte:
1. Criei um formulário para colher as lições aprendidas
O formulário continha 6 perguntas focadas em saber os seguintes pontos:
- Área de atuação (porque tínhamos 2 áreas envolvidas nesse processo);
- Entender a importância que o time dava a esse processo de lições aprendidas;
- Qual etapa de do desenvolvimento do produto havia mais problemas;
- Descritivo da experiência vivida (boa ou ruim);
- Qual melhor forma o time achava que poderíamos compartilhar as lições aprendidas.
2. Compilei as informações por similaridade
Com o resultado em mãos eu fui entender melhor quais etapas eram mais comprometidas e tinham mais problemas e sucessos envolvidos no processo. Além disso, aprofundei nos temas mais comentados entre as áreas e busquei fazer uma ligação entre elas.
3. Usei uma forma mais simples e descontraída (memes)
Sabendo as áreas mais afetadas, das similaridades dos temas, como fazer isso virar uma situação para as cartas? Fiz relações com os temas:
- Comunicação;
- Relação com cliente;
- Organização;
- Oportunidades.
4. Traduzi tudo isso para as situações informadas no formulário
Com esses dados em mãos, consegui juntar os temas, com situações e por fim traduzir em contextos reais para que o time pudesse compartilhar as lições aprendidas. Depois de tudo isso, basta recortar, colar e abusar da imaginação.
Aqui um modelo de carta e inspirações para cartas situacionais:
- Marie Kondo passou por aqui!
- Sobre os produtos que você trabalha, como você organizaria melhor a solicitação de informações/dados do cliente?
- Run Forrest run…
- Identificamos uma oportunidade para um novo produto que ainda não temos estruturado, como organizar essa demanda?
- Elementar meu caro Watson…
- Comente com seu grupo uma forma de como identificar uma dor do cliente dado que em alguns momentos sentimos que ele não conhece tanto sobre o assunto que estamos trabalhando.
Clique aqui e acesse os cards da PM3 para usar como referência na sua retrospectiva e/outros processos.
Como conduzir a dinâmica?
- Passo 1
Breve contextualização sobre a nova forma de retrospectiva, dado a experiência do time sobre o tema. A ideia aqui era termos as pessoas na mesma página e engajadas a solucionar problemas e aprender com os acertos que tivemos.
- Passo 2
Criamos um ambiente onde naquele momento iríamos refletir e compartilhar os acontecimentos uns com os outros, de forma simples, objetiva e estruturada.
- Passo 3
Separamos a equipe em 2 grupos e enquanto uma pessoa pegaria uma carta, faria a leitura da situação e compartilharia com o restante do grupo a situação, trazendo seus aprendizados frente ao tema. Aqui os outros participantes anotaram SOLUÇÕES possíveis para aquela situação compartilhada.
- Passo 4
Já com as soluções descritas fizemos o exercício de organizar em um mapa de afinidade. Esse processo foi importante para sabermos quais temas apareceram e eram mais relevantes para trabalhar posteriormente.
- Passo 5
Estruturamos os encaminhamentos frente aos temas e soluções proposta pelo time a ser considerado na próxima sprint. Tivemos bons insigths construídos pelo time, onde após estruturado conseguimos ter uma visão clara de como aprender com as situações e se preparar para a próxima sprint de forma diferente.
Perguntas frequentes sobre retrospectiva dinâmica e gamificação
Quais são alguns exemplos de atividades criativas para tornar as retrospectivas mais dinâmicas?
Atividades criativas podem tornar as retrospectivas mais envolventes e produtivas. Alguns exemplos incluem:
- Jogo dos Superpoderes: Cada membro da equipe compartilha um “superpoder” que eles trouxeram para o projeto e um “superpoder” que gostariam de desenvolver.
- Retrospectiva da Linha do Tempo: Crie uma linha do tempo visual do projeto e peça aos membros da equipe para adicionar eventos importantes, pontos altos e desafios.
- Roda da Felicidade: Desenhe uma roda dividida em seções como comunicação, colaboração, ferramentas, etc. Peça aos membros da equipe para avaliar cada área e discutir maneiras de melhorar.
- Histórias em Quadrinhos: Use desenhos ou gráficos simples para criar uma história em quadrinhos que represente o projeto ou sprint, destacando momentos importantes e aprendizados.
Como posso garantir que todos os membros da equipe participem ativamente durante a retrospectiva?
Para garantir a participação ativa de todos os membros da equipe:
- Crie um ambiente seguro: Assegure que todos se sintam confortáveis para compartilhar suas opiniões sem medo de julgamento.
- Utilize técnicas de facilitação: Métodos como a técnica do “round-robin” (onde todos falam na ordem) ou o uso de post-its para que todos escrevam suas ideias antes de compartilhar podem ajudar.
- Diversifique as atividades: Alterne entre diferentes tipos de atividades e formatos para manter as sessões interessantes e dinâmicas.
- Distribua a responsabilidade: Deixe diferentes membros da equipe facilitarem a retrospectiva de vez em quando para aumentar o engajamento.
Como lidar com conflitos ou tensões que surgem durante a retrospectiva?
Conflitos e tensões são normais e podem ser construtivos se gerenciados corretamente. Algumas estratégias incluem:
- Estabeleça regras básicas: Antes de começar, defina regras claras para a discussão, como respeito mútuo e não interromper os outros.
- Use a técnica do “sandwich de feedback”: Encoraje a equipe a dar feedback começando com um comentário positivo, seguido por uma área de melhoria, e terminando com outro comentário positivo.
- Facilitação neutra: Um facilitador neutro pode ajudar a mediar conflitos e manter a discussão focada e produtiva.
- Foque nos problemas, não nas pessoas: Oriente a equipe a discutir problemas e soluções de forma objetiva, sem personalizar as críticas.
- Siga com ações: Identifique passos concretos para resolver os problemas levantados e acompanhe regularmente o progresso dessas ações.
Conclusão
No fim do dia, tivemos entre os grupos muita similaridade, quanto aos temas segmentados e um alinhamento bastante conciso sobre o que e como conseguiríamos trabalhar.
O feedback foi super positivo pois as pessoas entenderam que ao compartilhar, ouvir e escrever soluções para dores reais e iguais aos que os outros colegas passam no dia a dia conseguiam ter um alinhamento maior e alinhado com o que a Instituição precisava.
O diferencial desse processo certamente foram as trocas, os momentos de compartilhamento e de ajustes para os que e como iríamos fazer dali pra frente. No fim foi o que mais importou para todo o grupo por a forma de fazer nossa retrospectiva.
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