Quem já atua com produtos digitais há um tempo sabe como é desafiador a fase de delivery de produto – a entrega e execução do produto. Após um caminho percorrido no discovery e planejamento é na fase de entrega que as soluções tomam forma e onde os times colocam muita energia para trazer vida ao produto.
Na fase de delivery muitas vezes temos vários grupos envolvidos, tribos diferentes e até mesmo parceiros e fornecedores externos com maturidades de gestão de projetos diferentes contribuindo com entregas para o produto final. Com tantas dependências técnicas, negociais e riscos envolvidos, a coordenação de prazos e sincronia de atividades se torna um grande desafio e é nesse momento onde algumas técnicas de gestão de projetos podem ajudar a uma execução com mais chance de sucesso.
Ainda que alguns times utilizem a gestão ágil em suas entregas, não dá para garantir a sincronia e garantia do produto final sem uma coordenação mais efetiva do projeto e das partes interessadas. Para ajudar nesse desafio, você pode utilizar três técnicas simples da gestão de projetos que fortalecem a comunicação para adotar na orquestração do seu delivery. Se você tiver um gerente de projetos, gerente de programas ou um gerente de delivery, ele pode te ajudar, mas caso contrário, é importante o próprio Product Manager ter um mínimo de ferramentas à mão.
1. Mapeamento das partes interessadas com plano de comunicação
Essa técnica é a mais importante para adotar em projetos e lançamentos de produtos complexos. Gerenciar expectativas, alinhamento, ter comunicação clara e efetiva com cada perfil e conseguir atingir resultados com a colaboração, com certeza são os pontos mais críticos de sucesso de um produto.
Nessa técnica, mapeie as partes interessadas envolvidas em toda a cadeia de entrega do seu produto: parceiros, fornecedores, equipes temporárias, empresas e outras tribos. Indique nesse mapeamento quais expectativas devem ser gerenciadas e qual melhor plano de comunicação com eles. Veja o exemplo a seguir:
Para um líder técnico, a abordagem pode ser mais detalhada e operacional com reuniões mais recorrentes.
Para uma diretoria ou o patrocinador daquela iniciativa pode ser importante ele receber reports periódicos e um grau de visualização de avanço do progresso do projeto/lançamento.
| Parte interessada | Nome | Artefatos de comunicação | Eventos e reuniões | Recorrência | Riscos envolvidos |
| Líder Técnico (Fornecedor A) | Ricardo Silva | Trello de atividades | Daily de equipes | Diária | Atrasos recorrentes na API |
| Gerente de Consultoria (squad terceirizada) | Ana Paula Souza | Status report gerencial | Reunião gerencial de projeto | Quinzenal | Sem riscos mapeados no momento |
2. Reuniões de checkpoint
Como já comentado anteriormente, em uma entrega multidisciplinar e com grupos diversos envolvidos, os times podem ter práticas e ritos diferentes dentro de seus times. Essa técnica valiosa de checkpoint é para você utilizar entre os grupos envolvidos gerando sinergia e fortalecendo a comunicação.
Reuniões de checkpoint são reuniões para monitorar o avanço e mitigar riscos, podem ser diárias, duas vezes por semana ou a periodicidade que for aderente ao seu plano de comunicação, mas ela deve ocorrer para monitorar o curso e andamento de cada entregável e os compromissos acordados no planejamento do produto.
Crie uma agenda de recorrência com os grupos necessários, assim como uma daily do Scrum, use uma maneira visual de acompanhamento dos entregáveis entre todas as tribos e solicite a cada membro reportar os avanços e dificuldades. Ao final do checkpoint, sempre crie uma nota do plano de ação. Se você tiver gerentes de projetos ou gerentes de delivery em seu time, ele pode gerenciar isso para você.
O checkpoint vai manter vivo o compromisso, além de observarmos os riscos mais antecipadamente evitando atrasos e conflitos futuros desnecessários. Simplifique essa agenda e crie um roteiro para ela acontecer.
3. Reports gerenciais
Muitas ferramentas podem ajudar a gerar relatórios gerenciais de progresso de entrega de produtos. O Jira e Azure, por exemplo, controlam iniciativas e podem ser uma grande aliada para apresentar o progresso de entregas, entretanto os grupos diversos envolvidos podem não ter acesso e ter níveis diferentes de maturidade de gestão, para isso é importante criar um report que seja acessível às partes interessadas.
Existem diversos tipos de reports que podem ser criados e com certeza há muito modelos diferentes disponíveis na internet e em livros, como o Guia PMBOK que você pode utilizar, mas aqui é importante entender o conceito da técnica e avaliar qual melhor modelo aplicar para seu contexto de produto/projeto.
A importância do report gerencial é para manter a comunicação do progresso e dos riscos alinhados às partes interessadas. É importante determinar a periodicidade do artefato: se haverá uma reunião onde ele será gerado, se haverá uma reunião para apresentação ou se ele somente será enviado comunicando as partes. Em muitos projetos grandes que já gerenciei, os quais tinham mais de 3 fornecedores envolvidos e vários líderes e diretores, sempre coloquei uma agenda de reunião para apresentação e o envio posterior do artefato. Isso garante que quem não pôde ir, terá acesso ao artefato e pode tirar dúvidas depois, se necessário.
Mais importante que o artefato em si, é manter o engajamento de participação das pessoas, sendo necessário que você se comunique individualmente com algumas partes interessadas periodicamente para alinhar expectativas.
Um bom status report gerencial deve conter uma linha do tempo que seja possível identificar o progresso das entregas, highlights e lowlights (pontos altos e baixos), mapeamento dos riscos em alto nível e ações.
Conclusão
As técnicas de gestão de projetos podem com certeza ser aliadas de uma boa condução de delivery. Um Product Manager com senioridade necessita ter as boas ferramentas à mão, dependendo do desafio. Somente entender que a gestão ágil aplicada na sua squad vai resolver toda a cadeia, ou que a interdependência de times não é seu problema, pode ser um grande risco para seu produto.
Caso você tenha outros profissionais que podem te ajudar a gerenciar o delivery, compartilhe essas técnicas com eles para que elas sejam usadas no lançamento de seus produtos, ou dos produtos da corporação em que você atua. Elevar a gestão sem burocratizar com certeza aumentará suas chances de entregar um produto com qualidade e no tempo certo.
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