Por Novidá
O objetivo de qualquer empresa é vender algum produto ou serviço. Para isso, ela precisa gerar valor ao cliente: transformar um conhecimento em um curso, uma nova tecnologia em um software ou a matéria prima em um produto, por exemplo.
Esse trabalho de agregar valor a algo exige, inevitavelmente, a criação de processos. Afinal, existe uma maneira – organizada ou não – que você irá utilizar para criar um produto. E não importa se estamos falando de um aplicativo ou de uma peça de automóvel: quanto melhor mapeados forem os processos de criação do seu produto, maiores serão suas chances de sucesso.
A importância da organização de processos
Se sua empresa tem processos desordenados, as chances são grandes de haver confusão: cada profissional irá desempenhar o trabalho de uma maneira, os departamentos não conversarão entre si e todo mundo acaba sendo prejudicado.
Organizar processos é, portanto, uma forma de sistematizar ações, demandas, tarefas, responsabilidades, insumos, investimentos e qualquer outro recurso significante no negócio. Criar um padrão a ser seguido para atingir os melhores resultados possíveis.
Essa organização gera uma série de vantagens como:
Maior controle do negócio
Ao mapear quais são os processos da sua empresa e acompanhar a execução das tarefas, você consegue entender melhor o que acontece em cada etapa. Isso permite identificar os principais gargalos, oferecer suporte as áreas que mais precisam e desenvolver estratégias para melhorar os processos.
Se esse acompanhamento for feito com dados, você consegue comparar o desempenho mês a mês e consegue recompensar cada funcionário de acordo com seu desempenho
Aumento da Produtividade
Com processos bem organizados, fatalmente você terá mais produtividade na sua empresa. Todo mundo sabe exatamente o que precisa fazer, de que forma cada tarefa deve ser executada e quais são os prazos.
Com menos dúvidas e indecisões e mais padrões e planejamento, o trabalho flui naturalmente e os colaboradores rapidamente entendem como as atividades devem ser desempenhadas. E claro, se algo sair do controle, fica muito mais fácil resolver o problema.
Melhor Experiência aos funcionários
Tudo isso gera também mais motivação aos colaboradores. Com processos bem definidos, cada profissional sabe o que precisa ser feito, entende que está em uma empresa organizada e que seu desempenho será avaliado de forma justa.
Maior Previsibilidade
Por fim, o gestor consegue ainda ter mais previsibilidade sobre seu negócio, ou seja, entende como funciona cada etapa e qual é o valor que cada processo agrega.
Assim, quando algum funcionário está ausente, existe já todo um know-how de procedimentos que pode ser aplicado, fazendo com que aquele processo não seja prejudicado.
Como otimizar processos?
Definir e mapear processos na fabricação ou criação de um produto é só um primeiro passo. Quando tudo estiver rodando nos conformes, o papel do gestor é encontrar estratégias de otimização de processos, para que os resultados do negócio sejam cada vez melhores.
Algumas dicas que você pode seguir nesse sentido são:
Faça constantemente um mapeamento de processos
É importante entender que otimizar processos é uma tarefa de melhoria contínua. Ou seja, uma atividade que você precisa repetir frequentemente em busca de deixar os processos cada vez mais eficientes.
Por isso, é importante redesenhar frequentemente os seus processos e implementar o ciclo PDCA: planejar mudanças em atividades que podem ser aprimoradas, testar essas novas possibilidades, colher resultados e, se for o caso, aplica-las definitivamente.
Meça tempos de execução
Uma das principais formas de avaliar o desempenho de um processo é medindo tempos de execução. Você precisa saber quanto tempo cada atividade demora para ser feita e se elas estão sendo executadas dentro do padrão.
Para isso, você pode aplicar uma metodologia de cronoanálise, que consiste justamente em medir os tempos das atividades, gerar relatórios e identificar qual é o padrão correto que cada tarefa deve demorar.
Utilize a Tecnologia
Em tempos de transformação digital, a tecnologia pode ser uma grande aliada na busca por otimização de processos. Softwares ERP, por exemplo, ajudam empresas de diferentes segmentos a monitorar suas operações, integrar setores e automatizar atividades manuais.
Com a utilização de beacons, também é possível localizar qualquer recurso dentro de um ambiente de negócios. Isso ajuda a entender como é a movimentação dentro da empresa e até a medir tempos de execução das tarefas.
Portanto, seja qual for o seu produto ou negócio, lembre-se que todas as suas atividades precisam estar baseadas em processos. E, depois que tudo estiver organizado, sempre há a possibilidade de rever as atividades e buscar oportunidades de melhoria!
