Um plano de continuidade de negócios (PCN) é um documento crucial para conseguir manejar crises e lidar com interrupções significativas no funcionamento de um negócio.
Com ele, é possível decidir previamente e de maneira estratégica o que fazer e como fazer para continuar operando, mesmo que em menores dimensões, diante de situações críticas e inesperadas que possam ocorrer na empresa.
Entenda tudo sobre essa estratégia, sua importância, para que serve e como elaborar um plano de continuidade de negócios para a sua empresa.
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O que é plano de continuidade de negócios?
Um plano de continuidade de negócios, ou PCN, é um documento estratégico que prevê ações e diretrizes para o gerenciamento de crises e interrupções nas operações de uma empresa.
Um PCN é recomendado para empresas de todos os tamanhos e tem como objetivo manter as atividades essenciais de um negócio ativas, mesmo após eventos inesperados terem acontecido.
Esses acontecimentos englobam diversas situações. Desde uma falha em equipamentos da empresa até a queda de energia temporária, ataques cibernéticos, desastres naturais, ou qualquer outro acontecimento que leve a interrupções no funcionamento do negócio.
Assim, a função de um PCN é registrar em um documento um plano de ação para gerenciar esses possíveis acontecimentos e manter o funcionamento do negócio mesmo que minimamente.
O plano deve ser estratégico e conter diretrizes claras sobre como gerenciar crises, desastres e interrupções inesperadas na empresa.
Além disso, deve ser personalizado para a realidade e objetivos do negócio, considerando as operações essenciais da empresa, a previsão dos maiores riscos e ameaças e um plano de recuperação a ser executado.
Qual é a importância de um PCN?
Nunca esperamos que aconteça uma situação crítica que ameace as operações de uma empresa, certo?
No entanto, essa possibilidade existe, e por isso, é necessário estar preparado para enfrentar esses cenários de crise. Um exemplo claro e recente foi a pandemia de COVID-19.
De maneira abrupta, organizações de todos os tamanhos tiveram que se organizar para encontrar soluções de gerenciamento da crise mundial que se apresentava sem data para acabar.
Quem estava preparado com um PCN conseguiu se adaptar, sobreviver e se recuperar com o tempo.
Já quem não considerou ou não conhecia essa estratégia, sofreu as consequências de não ter processos claros e organizados sobre como gerir crises.
Por isso, o plano de continuidade de negócios se apresenta como estratégia indispensável para qualquer negócio.
Independentemente do porte de uma empresa, ter estratégias documentadas sobre como agir diante de uma situação inesperada e que possa causar prejuízos ao negócio é crucial para evitar maiores danos, como o eventual encerramento das operações.
Um plano de continuidade de negócios é um aliado pensado para direcionar os passos que a empresa deve tomar caso enfrente uma situação de interrupção das atividades.
Com ele é possível prever riscos e pensar em processos para lidar com eles da melhor maneira possível, evitando maiores prejuízos para o negócio.
Para que serve e quais são os benefícios de um PCN?
De acordo com dados do Federal Emergency Management Agency (FEMA), 25% das empresas não reabrem após um desastre. Isso acontece devido à falta de um plano de continuidade de negócios.
Um PCN tem múltiplas finalidades e benefícios, que são essenciais para garantir a resiliência organizacional diante de crises. Entenda alguns deles a seguir!
Priorizar aspectos essenciais para manter o negócio em operação
Com um plano de continuidade de negócios, torna-se viável definir as atividades que devem ser priorizadas para manter a empresa funcionando em caso de crises ou situações inesperadas.
Isso traz clareza sobre quais processos são essenciais para a empresa em uma situação de interrupção de atividades.
Mitigar riscos
Um PCN auxilia na mitigação de riscos, uma vez que identifica com antecedência as possíveis ameaças ao funcionamento da empresa.
Ao identificar as ameaças com antecedência, é possível prever os eventuais prejuízos que tais situações podem causar, evitando um impacto mais significativo no funcionamento geral do negócio.
Proteger ativos do negócio
Com um PCN, é possível identificar quais são os ativos mais importantes para o negócio, seja em termos de equipamentos ou de recursos, viabilizando assim, o entendimento prévio de como protegê-los em caso de eventos inesperados ou desastres.
Recuperação mais eficaz
Com um plano de continuidade, um negócio poderá agir com muito mais eficiência para gerenciar interrupções significativas em suas atividades.
Essa organização ajuda a poupar recursos valiosos, economizar nos custos e otimizar o tempo de recuperação da empresa frente à crise estabelecida.
Manutenção da reputação da empresa
Um plano de continuidade também ajuda a empresa a preservar sua reputação no mercado, uma vez que, se bem executado durante o período de interrupção, o negócio terá os artifícios necessários para:
- Assistir seus clientes;
- Continuar oferecendo seus serviços e soluções, mesmo que em escala reduzida;
- Manejar os recursos disponíveis naquele momento da melhor forma.
Isso garante que o funcionamento do negócio não seja tão prejudicado e que a recuperação organizacional possa ocorrer com mais tranquilidade.
O contrário seria um cenário caótico, onde a empresa não só não sabe para onde direcionar seus recursos, como não consegue atender e manter seus clientes satisfeitos, levando a uma má reputação.
6 passos para elaborar um PCN para a sua empresa
Apesar de um PCN ter uma relação direta com o setor de TI de uma empresa, ele não se resume a esse segmento. Pelo contrário, deve considerar o negócio de forma integral.
Confira um passo a passo de como elaborar um plano de continuidade de negócios para a sua empresa digital.
Considere os objetivos do PCN
O primeiro passo para elaborar um plano de continuidade de negócios é pensar nos objetivos do documento.
Como mencionado, é importante englobar nesse plano todos os setores da empresa, desde o segmento de Produto, marketing e vendas, operações, financeiro, até o RH, atendimento ao cliente, TI, etc.
Pensar nisso ajuda a estabelecer as prioridades do plano de acordo com o que o negócio precisa, e assim, criar um plano de continuidade de negócios mais eficaz.
Faça uma Análise de Impacto nos Negócios (BIA)
A próxima etapa é pensar no BIA (Business Impact Analysis), ou Análise de Impacto nos Negócios – uma metodologia essencial em um PCN, uma vez que está diretamente relacionada com a gestão de riscos.
A Análise de Impacto nos Negócios ajuda a empresa a identificar processos e funções críticas de uma empresa e avaliar os possíveis impactos caso haja uma interrupção nas operações da organização.
Nessa etapa:
- Considere quais são as prioridades em termos de funções e processos da empresa. Como por exemplo, a segurança de dados dos usuários, o funcionamento de servidores, a disponibilidade da solução (aplicativo, site, etc.), entre outros;
- Avalie de forma realista quanto tempo o negócio consegue manejar suas operações sem esses recursos anteriormente definidos como prioridade;
- Entenda quais são as consequências que a falta deles causam.
Classifique as vulnerabilidades e identifique os riscos
Outro passo importante na hora de elaborar um PCN é pensar nas vulnerabilidades e identificar os riscos da empresa.
Essa etapa visa identificar quão vulnerável o negócio está em relação aos possíveis riscos.
Como por exemplo, o nível de segurança contra ataques cibernéticos, falhas gerais de software, falhas na rede, entre outros.
Ter conhecimento desses riscos ajudará a criar uma estratégia mais eficaz para a continuidade do negócio em caso de interrupções.
Desenvolva a estratégia de continuidade
Essa etapa deve ser executada de maneira bastante realista. Isso porque, é aqui que a empresa deve descrever a estratégia de continuidade definida após as etapas anteriores.
O plano deve ser claro, preciso e fácil de seguir, uma vez que diversos colaboradores deverão estar cientes da estratégia para colocá-la em prática quando necessário.
Assim, reúna em um documento todos os processos a serem seguidos no caso de uma crise e as informações relevantes coletadas nas outras etapas.
Informe e prepare os colaboradores para lidar com o PCN
Na criação de um PCN é essencial educar seus colaboradores e prepará-los para colocar o plano em ação, caso necessário.
Para isso, cabe realizar um treinamento com os times da empresa, informando o que cada setor deve fazer em uma situação de crise e esclarecendo eventuais dúvidas dos colaboradores.
Verifique e o plano de continuidade está funcionando periodicamente
O último passo na criação de um PCN é verificar periodicamente se o funcionamento do plano está de acordo com o esperado.
Além disso, caso ocorra mudanças, é fundamental manter os times informados sobre essas atualizações.
Conclusão
Um plano de continuidade de negócios cada vez mais se torna indispensável para empresas digitais que estão sujeitas a crises e eventos inesperados que possam atrapalhar suas operações.
Essa estratégia oferece inúmeros benefícios aos negócios, garantindo que a empresa, independente do setor ou do porte, tenha um plano efetivo de continuidade implementado.
Além disso, possibilita à empresa agir estrategicamente para recuperar-se com o mínimo de prejuízos ao negócio.
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