Design Ops é uma abordagem ou pessoa que trabalha com a organização e a otimização de processos e fluxos de trabalho de times de design de uma empresa.
Esse termo emergente, também é conhecido como Design Operations ou operações de design, em português, e deriva do popular DevOps (que se refere à área de desenvolvimento de softwares).
O segmento de design tem uma importância cada vez maior no desenvolvimento de produtos e soluções. Por isso, com a escalabilidade dos processos e da empresa, é essencial encontrar formas de manter a eficiência do time de designers para alcançar resultados mais satisfatórios no desenvolvimento de uma solução.
Continue lendo este artigo e entenda o que é Design Ops, como funciona e como aplicar essa metodologia em um negócio.
O que é Design Ops?
Em times de design de uma pequena empresa, é comum encontrar pessoas com perfis generalistas responsáveis não só pelo fluxo de trabalho da área de design, mas também pelo escopo operacional e burocrático do trabalho.
Contudo, à medida que a empresa escala suas operações, gerenciar os processos para além do escopo de design, se torna insustentável.
Afinal, o nível de complexidade e as responsabilidades do segmento também aumentam, além da intersecção e do alinhamento entre o time de design e outras equipes da empresa.
A partir daí, surge a necessidade de um processo ou pessoa para atuar com Design Ops. Essa metodologia visa desenvolver, gerenciar e otimizar os processos de design dentro de um negócio.
Então, o objetivo principal das operações de design é fazer o possível para direcionar o foco desse time para as reais funções de design.
Em outras palavras, a pessoa ou metodologia de Design Ops, tem como intenção criar um processo robusto para que os profissionais de design e o segmento em si, cumpram com suas responsabilidades com máxima eficiência.
Como funciona o Design Ops?
Embora seja um conceito ainda em desenvolvimento, as operações de design contam com algumas bases que ajudam a estabelecer um plano de ação efetivo para tornar funcional o segmento de design da empresa.
Pense nesse processo como uma se fosse uma receita de bolo. Para fazer um bolo de qualidade, você precisa:
- Do ambiente certo de preparação, como uma cozinha adequada (infraestrutura);
- Do conjunto ideal de ingredientes para a execução da receita (ferramentas);
- De um processo de mistura bem executado, com as quantidades dos ingredientes e o tempo de adição ideais (fluxo de trabalho otimizado);
- De uma pessoa para misturar a massa do bolo, colocá-lo no forno, acompanhar o cozimento e retirá-lo, obtendo assim um resultado de qualidade (pessoas);
- De alguém interessado no bolo, que quer assegurar-se de que o resultado final é de qualidade (governança).
Então, uma pessoa ou o processo de Design Ops garante que esses pilares sejam atendidos, atuando como um facilitador entre as partes essenciais que envolvem o time de design em uma empresa.
As operações de design certificam que o time de design receba os aparatos necessários para executar suas funções e que cada pessoa do time faça exatamente o que deve ser feito para alcançar os resultados do projeto.
As bases mencionadas no exemplo acima podem ser colocadas em três grandes categorias: pessoas, processos e negócios. E esses são os pilares que regem o Design Ops.
Entenda a seguir como funciona cada um deles!
Quais são os pilares das operações de design?
Dave Malouf, uma das pessoas que ajudaram a cunhar o conceito de Design Ops, divide as operações de design em três frentes:
- Pessoas (People)
- Processos (Workflow)
- Negócios (Business)
Essas áreas conversam entre si e são fundamentais para que um processo de Design Ops seja efetivo em um negócio.
Confira detalhes de cada uma delas!
Pessoas (People)
A categoria de pessoas refere-se aos profissionais atuantes no time de design. Neste pilar, a atenção deve-se voltar para o funcionamento e as necessidades da equipe.
Isso envolve entender quem são as pessoas ideais para cada tarefa e função e como é a dinâmica de colaboração e coordenação desse time.
Em outras palavras, as operações de design com foco em pessoas garante que o time seja funcional e que atuem com fluidez para alcançar os objetivos do projeto.
Isso vai desde o processo de onboarding de pessoas novas no time, integrações, reuniões, treinamentos, até definição de tarefas e retenção de talentos dentro do setor de design.
Processos (Workflow)
A parte de operações dos processos de design leva em consideração tudo aquilo que é importante para a execução do trabalho do time de design.
Isso significa garantir que os fluxos de trabalho dentro da equipe sejam funcionais e atendam às necessidades do time.
Assim, as operações de design nesse contexto vão cuidar para que os designers tenham as ferramentas, a infraestrutura e os aparatos necessários para a execução das funções de design.
Na prática, esses aparatos podem ser a disponibilização de guias, design systems, playbooks, frameworks, ou até a comunicação entre o time e o acesso aos softwares e ferramentas necessários para assegurar a execução do trabalho com alto desempenho e fluidez.
Negócios
A parte de negócios dentro de uma estrutura de Design Ops refere-se a aspectos relacionados à governança e questões burocráticas essenciais para que as outras partes das operações de design funcionem em harmonia.
Nessa frente, a pessoa ou departamento de Design Ops será responsável por olhar para o setor de design com uma lente de negócios.
Isso envolve ter uma relação mais direta com os stakeholders e outros times da empresa, os aspectos financeiros do segmento e até contribuir para ampliar a compreensão da empresa sobre o papel desempenhado pelo time de design no desenvolvimento do produto ou solução.
Esse aspecto é fundamental para evidenciar a importância dessa área dentro da empresa e garantir que o setor receba o que é necessário para o funcionamento do time.
Como implementar Design Ops em uma empresa?
Antes de pensar em implementar operações de design em um negócio, é necessário entender se a empresa realmente precisa desse tipo de departamento ou pessoa.
Isso porque, muitas vezes, as funções de Design Operations já são sobrepostas em profissionais de design generalistas em times menores, funcionando bem até certo ponto.
A necessidade surge a partir do momento em que o negócio começa a escalar e o time de design cresce significativamente, revelando o desafio de gerir as demandas do setor com eficiência. Deste momento em diante, ter uma pessoa ou departamento que olhe para as questões relativas ao design com mais atenção e profundidade passa a ser essencial.
Se você identificou essa necessidade, a seguir estão algumas formas de implementar Design Ops de maneira funcional. Confira!
Entenda o cenário atual da área de Design
Antes de qualquer iniciativa de implementação de operações de design, é preciso dar um passo para trás e entender diversos fatores dentro da organização, entre eles:
- O que diz o time sobre os processos de design, quais são os desafios e queixas atuais que enfrentam e o nível de satisfação da equipe;
- Como está a colaboração e coordenação de tarefas do time e a produtividade da equipe;
- Quais são as ferramentas, plataformas e recursos utilizados pelo time de design;
- Quais são os processos atuais adotados pela equipe e o que não funciona mais dentro desse cenário (ineficiências e gargalos nos processos), etc.
Esses questionamentos são fundamentais para entender quais são e onde estão os principais problemas que afetam o desempenho do time de design como um todo. Isso, é claro, além da possibilidade de ouvir da própria equipe quais são os maiores desafios do time e as razões para isso.
Assim, é importante tomar um tempo para entender a fundo o cenário atual antes de partir para outras etapas.
Trace objetivos de operações de design
Com um panorama geral da realidade do segmento de design, chegou o momento de traçar os objetivos de Design Ops na organização.
Com o mapeamento das informações, processos, ineficiências e gargalos, e claro, a percepção da equipe sobre esses fatores, será possível entender o que priorizar na hora de criar um plano de ação para efetivar as operações de design na empresa.
Nesse momento, também é essencial entender se o Design Ops será uma pessoa ou um departamento com mais profissionais atuantes. Isso vai depender do tamanho da empresa e da complexidade dos processos de design.
Ter clareza dessa delimitação e de quais objetivos priorizar é importante na hora de apresentar a proposta de implementação aos stakeholders e garantir a aprovação dessa estratégia na empresa.
Crie um plano de ação e execute a estratégia
A partir do mapeamento de problemas e da priorização de objetivos, é necessário desenvolver um plano de ação estratégico de operações de design.
Para isso, algumas ações a serem consideradas são:
- Definição de métricas para acompanhar os resultados da estratégia;
- Implementação de fluxos de trabalho mais claros e consistentes (de acordo com as demandas da equipe);
- Criação de rituais de alinhamento e comunicação contínua e efetiva entre os times;
- Aplicação de processos padronizados de onboarding e offboarding, treinamentos com as equipes e promoção de uma cultura de Design Ops;
- Criação de design systems e processos que ajudem a padronizar as tarefas do time, etc.
Promova a mentalidade de Design Ops na empresa
O trabalho em Design Ops não acaba após a implementação de um plano de ação. Pelo contrário, ele deve ser contínuo e passar por revisões e atualizações frequentes.
Afinal, a partir da implementação é que o trabalho realmente começa. Por isso, transformar esses processos em uma mentalidade inserida na cultura da empresa é essencial.
Isso pode ser feito através de treinamentos com as equipes, explicando os benefícios de uma estratégia desse tipo e esclarecendo dúvidas e questionamentos do time.
Além disso, é essencial reforçar com frequência a importância e a necessidade dessa metodologia para a construção de um time de design mais eficiente e bem desenvolvido.
Conclusão
Em síntese, o Design Ops é uma metodologia indispensável para construir times de design robustos, consistentes, que trabalham com máxima eficiência e seguem padrões otimizados de atuação.
Esse departamento (ou pessoa) contribui não só para a melhoria de um time de design, mas para o desempenho da empresa como um todo, sendo um verdadeiro ativo para organizações que querem otimizar suas operações como um todo.
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