O gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de processos que fornece uma representação visual de um projeto e seu planejamento. É uma maneira de acompanhar o cronograma estabelecido e entender o andamento de tarefas de um processo produtivo.
O diagrama segue um padrão visual com componentes que simplificam a visualização e a compreensão do projeto. Esse modelo de gerenciamento de projetos é muito útil e ao seguir seus componentes, é possível obter uma ferramenta de gestão muito eficiente.
Para saber o que é, como funciona, as vantagens e desvantagens desse modelo e como começar a usá-lo, acompanhe esse artigo!
O que é um gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt, ou diagrama de Gantt, utiliza componentes visuais para mapear e gerenciar processos produtivos. A finalidade desse diagrama é garantir uma visualização completa do cronograma de um projeto, ao usar componentes como linhas horizontais, setas ou linhas de conexão para indicar aspectos como tempo, dependências, marcadores de progresso, entre outros elementos, em um fluxo de trabalho.
Esse modelo de gestão de projetos surgiu ainda no século XIX. Seu precursor foi Karol Ademieki, um engenheiro polonês que desenvolveu uma ferramenta similar de visualização e acompanhamento de projetos, chamada de “Harmonograma”. Porém, foi a partir de Henry Gantt, um norte-americano, consultor de gestão e engenheiro mecânico, no início do século XX, que a ferramenta foi aprimorada e popularizada. Ele propôs o modelo como forma de ajudar no mapeamento e no acompanhamento de processos produtivos, principalmente no contexto industrial.
Mais tarde, a ferramenta foi nomeada em sua homenagem como gráfico de Gantt, diagrama de Gantt ou modelo Gantt. Nos dias atuais, ela é comumente usada em diversos contextos profissionais.
Componentes do diagrama de Gantt
O diagrama de Gantt é composto por alguns componentes principais que são:
- Definição do tempo: são as datas e prazos das tarefas do projeto e podem ser representadas em horas, dias, semanas, etc;
- Lista de tarefas: são as responsabilidades que devem ser cumpridas dentro do projeto, seguindo o eixo de tempo definido. Elas são listadas verticalmente no gráfico.
- Barras de Gantt: são barras visuais que servem para representar visualmente as tarefas a serem executadas no gráfico;
- Marcadores de dependências: são elementos que evidenciam as dependências entre as tarefas, como por exemplo, quando o tempo de início de uma tarefa depende da finalização de outra. São as relações entre as atividades a serem cumpridas;
- Marcadores de progresso: são formas visuais que indicam o progresso de uma tarefa. Por exemplo, em uma barra de Gantt, podemos ter um espaço sombreado ou pintado com uma cor mais destacada, para indicar o progresso da tarefa;
- Marcos: os marcos representam momentos críticos do projeto, como por exemplo, o alcance de uma meta ou a conclusão de uma tarefa. Pode-se usar algum símbolo ou ícone para representar um marco crítico no modelo Gantt.
Como funciona o gráfico de Gantt?
O diagrama de Gantt é estruturado em dois eixos: o eixo de tarefas (vertical) e o eixo de tempo (horizontal). No eixo de tarefas, determina-se o que precisa ser feito dentro do projeto. Já no eixo de tempo, define-se os prazos de cumprimento de cada tarefa.
A partir disso, são disponibilizados no diagrama o cronograma do projeto, onde pode-se criar uma visualização gráfica desse planejamento para acompanhar com mais eficiência o progresso do processo produtivo. Em cada gráfico, adiciona-se os componentes mencionados anteriormente, garantindo uma visualização do andamento do projeto de acordo com os objetivos estabelecidos.
Quando usar o gráfico de Gantt
Como mencionado, o diagrama de Gantt foi inicialmente criado para gerenciar projetos no contexto industrial. Contudo, hoje ele pode ser aplicado em diversas situações profissionais, como:
- Projetos de longo prazo: em projetos que duram muito tempo, o diagrama pode ser útil para mapear o andamento de cada etapa. Por exemplo, no desenvolvimento de um software, o modelo ajuda a entender os estágios de desenvolvimento do sistema, como a fase de planejamento, design, codificação, implementação, etc;
- Projetos com várias dependências: em situações onde as tarefas apresentam muitas relações, o modelo Gantt pode ajudar a ter uma visualização maior dessas dependências, facilitando o gerenciamento geral do projeto, como é o caso de um processo produtivo industrial;
- Projetos com diversas equipes: para alinhar equipes e stakeholders de vários segmentos, o gráfico de Gantt também é muito funcional, uma vez que coloca todos os envolvidos na mesma página em relação ao cronograma e o andamento do projeto, ajudando a evitar ruídos na comunicação entre múltiplas equipes.
Vantagens e desvantagens do diagrama de Gantt
O gráfico de Gantt é um framework que oferece muitas vantagens ao gerenciamento de projetos em diversas áreas e contextos, como:
- Monitoramento do progresso de um projeto de maneira simplificada e visual;
- Identificação de dependências entre diversas tarefas, entendendo com clareza as relações entre elas;
- Divisão e gerenciamento de tarefas de forma mais objetiva e direta;
- Gerenciamento de recursos otimizado ao definir responsáveis para as tarefas do projeto.
Apesar das vantagens, o modelo Gantt também pode apresentar alguns desafios, principalmente para empresas digitais, que lidam com ambientes altamente dinâmicos, que exigem adaptabilidade e flexibilidade às mudanças constantes.
Confira algumas desvantagens do diagrama de Gantt:
- Pouco amigável para ambientes de alta adaptabilidade. Uma vez que é um framework mais rígido e sem muita flexibilidade para adaptações rápidas, pode ser um desafio implementá-lo em contextos de rápidas mudanças;
- Pode se tornar complexo no contexto de projetos muito grandes. Quando há muitas tarefas, interdependências e pessoas envolvidas, pode ser desafiador interpretar o gráfico com clareza;
- Foco no cronograma de tempo e tarefas. O foco do diagrama de Gantt está nas tarefas e no tempo de execução. Ele não especifica elementos como esforço ou complexidade da tarefa.
Alternativas ao gráfico de Gantt
Se o modelo Gantt não for adequado às necessidades do seu projeto, existem outras alternativas de visualização que podem atender às demandas do seu projeto.
Alguns exemplos bem conhecidos e eficientes são:
- Roadmap: uma ferramenta de gestão e visualização do desenvolvimento de um projeto que estabelece objetivos e metas com foco em gerenciar resultados. É muito utilizada por Product Managers para alinhar as estratégias e a comunicação entre os times de Produto;
- Service Blueprint: também muito utilizada em Produto, esse modelo utiliza conceitos de Design Thinking e UX para facilitar o acompanhamento de projetos e identificar pontos de melhoria;
- Kanban: ferramenta muito popular para o gerenciamento do fluxo de projetos. Usa um modelo visual muito fácil de acompanhar e visualizar, dividindo tarefas em cartões que representam o estágio de cada tarefa.
Como fazer um gráfico de Gantt?
Para criar um diagrama que usa o modelo Gantt, alguns passos são fundamentais, como:
- Listar as tarefas do projeto: no primeiro passo, é preciso definir todas as tarefas a serem executadas no projeto. Elas são representadas em uma coluna vertical;
- Determinar o eixo de tempo: em seguida, determina-se o tempo total, tanto de início, quanto de conclusão das tarefas, para criar o eixo de tempo e a visualização certa no gráfico;
- Definir as dependências do projeto: com as tarefas definidas, é importante determinar também as dependências do projeto. Isto é, as relações entre uma tarefa e outra. Há projetos onde é necessário que uma tarefa se conclua para que outra se inicie. Então, definir essas dependências é fundamental. Pode-se fazer isso usando linhas que representam as dependências;
- Estabelecer os marcos: se o projeto tiver marcos críticos, é importante identificá-los no diagrama com símbolos ou ícones, para que esteja claro que aquele acontecimento ocorrerá em alguma etapa do cronograma;
- Definir os responsáveis pelas tarefas: além de definir o tempo, as tarefas, os marcos e as dependências, determinar os responsáveis por executar as ações também é crucial para garantir a clareza da comunicação e o alinhamento entre os envolvidos.
Como fazer um gráfico de Gantt online?
Caso não queira criar um modelo Gantt do zero, você pode usar ferramentas para facilitar a criação do diagrama.
Algumas ferramentas que possibilitam isso são:
- Asana: há várias formas de gerenciar projetos por lá, incluindo a função “Timeline” que te permite visualizar o projeto com o modelo Gantt.
- TeamGantt: uma ferramenta específica para a criação de gráficos de Gantt que é gratuita e fácil de acessar.
- ClickUp: o ClickUp é outra ferramenta que permite criar e visualizar projetos usando o diagrama de Gantt
Como fazer um gráfico de Gantt no Excel?
Fazer um gráfico de Gantt no Excel ou no Google Sheets pode ser um pouco mais complicado para quem não tem muita facilidade com essas ferramentas. Por outro lado, para quem já está familiarizado com elas, o processo demanda apenas alguns cliques.
Neste processo, precisa-se definir as tarefas em colunas e, em seguida, determinar as datas de início e término (o tempo total entre elas). A partir dessas informações, é possível gerar um gráfico em barras empilhadas e personalizá-lo de acordo com as necessidades do projeto de forma visual e intuitiva. Confira um passo a passo mais detalhado aqui.
Conclusão
O gráfico de Gantt é uma excelente ferramenta para gerenciar projetos e fazer o acompanhamento de cada projeto de maneira visual e integrada, entendendo as tarefas, os prazos, as dependências e marcos importantes do processo.
Esse gráfico pode ser aplicado em diversas situações, auxiliando na gestão de projetos e garantindo um alinhamento entre todos os envolvidos.
Agora você já sabe como o modelo Gantt pode ser útil para sua estratégia de gestão de produto ou projetos e como aplicá-lo ao seu contexto de trabalho.
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