O processo de iniciar um novo projeto ou fazer alterações na linha de trabalho de sua empresa envolve, além de inovação, eficiência. Isso porque, na gestão de tarefas, os responsáveis devem ter uma visão ampla dos processos atuais e futuros, dos objetivos de cada projeto e recursos alocados.
Ou seja, é fundamental escolher as ferramentas corretas que auxiliem o Product Manager e sua equipe a tomar as melhores decisões, levando a produtos e atendimentos melhores. Por exemplo, quando uma startup visa se lançar em um mercado já existente, é crucial que os produtos já estejam alinhados à expectativa, mas isso exige coordenação de múltiplos aspectos da empresa.
Ao mesmo tempo, empresas cada vez mais globais e remotas também precisam de profissionais organizados em suas próprias tarefas do dia-a-dia e uma comunicação eficiente entre eles. Somente assim as tarefas serão realizadas no prazo e com os recursos planejados.
Na prática, significa que a gestão de tarefas é uma habilidade essencial, seja para líderes de equipes, seja para product managers. Nesse artigo, vamos explorar o passo-a-passo, as metodologias e as ferramentas que podem ajudar a manter suas tarefas em dia:
O que você precisa para uma gestão de tarefas eficiente?
Tudo depende da escala e das pessoas envolvidas nas tarefas em si, além dos recursos que serão disponibilizados. A gestão de uma equipe de inovação é diferente das operações de lançamento de produto ou campanhas de marketing. Ainda assim, alguns fatores são comuns a qualquer momento de gestão de tarefas.
Planejamento
O primeiro passo, claro, é planejar. Determine, inicialmente, os OKRs e KPIs. Para isso, é preciso saber a diferença entre OKR e KPI: os OKRs são os Objective and Key Results (objetivos e métricas-chave). Eles são o direcionamento inicial de cada projeto.
Por exemplo: sua empresa está buscando uma fatia maior de mercado para o software disponibilizado. Esse é o objetivo. A métrica-chave, aqui, são os downloads feitos em determinado período.
Já os KPIs são as métricas específicas que indicam mudanças positivas nos resultados da empresa. Um exemplo aqui pode ser aumento de 20% de cliques no site da empresa ou emails enviados à equipe de vendas.
Alocação de tarefas
Saber delegar é essencial para um gestor de tarefas. É aqui que ele utiliza melhor o potencial de sua equipe e produtos. Por exemplo, um bom líder sabe que determinado colaborador é o profissional essencial para a etapa de brainstorming, enquanto outro consegue lidar mais rapidamente com a parte logística ou suporte ao cliente.
Principalmente no caso de pequenas e médias empresas, com equipes multifacetadas e carga de trabalho variável, saber alocar o tempo e energia de cada um amplia a produtividade e evita o desgaste.
Além disso, auxilia no planejamento a longo prazo: sabendo quais etapas dos seus projetos levam mais e menos tempo, o planejamento dos próximos fica mais claro e embasado empiricamente. Como resultado: a empresa cresce de forma sustentável.
Recursos
Uma etapa que não deve ser deixada de lado na gestão de tarefas é a escolha dos recursos. Todos os líderes de projetos devem optar pelas ferramentas que auxiliem sua equipe a ser mais produtiva, ao invés de gerar mais etapas.
Ou seja, a ideia aqui é criar um espaço de trabalho que possa cortar repetições e otimizar seu tempo, trazendo menos desperdício e mais ganhos. Ele envolve softwares, recursos financeiros, equipes qualificadas e metodologias de gestão de projetos que atendam às necessidades da empresa.
4 metodologias que auxiliam na gestão de tarefas
As metodologias de gestão de projeto também têm um papel fundamental no dia-a-dia dos negócios. Afinal, só determinar quem faz o quê, quando, para que objetivo e com que recursos é apenas o começo. O gestor também deve acompanhar o progresso e fazer ajustes necessários conforme as tarefas são realizadas.
Assim, cresce a popularidade das metodologias ágeis. Essas estratégias de gestão foram criadas para reduzir desperdícios, obter melhorias contínuas, oferecer valor aos clientes, tornar o fluxo de trabalho mais transparente, se adaptar conforme o feedback e fomentar a colaboração.
Confira algumas delas:
BPM
O BPM, Business Process Management (Gestão de Processos do Negócio), é uma metodologia de gestão com múltiplos benefícios para a empresa. Se baseia no uso de tecnologia, cultura organizacional e estratégia para otimizar a empresa.
Há cinco etapas no BPM. A primeira é o mapeamento, a análise dos processos existentes na empresa para identificar quais são essenciais para atingir os objetivos de negócio. Depois, a modelagem dos processos, representações das interações entre os processos individuais.
Em seguida, ocorre a execução participativa dos processos. Na fase de monitoramento, coleta-se dados sobre o desempenho dos processos, como tempo de conclusão e recursos utilizados. Finalmente, a otimização, baseada nos dados coletados, busca identificar ineficiências e gargalos, promovendo melhorias contínuas para alcançar resultados melhores.
Scrum
O Scrum é uma das metodologias ágeis mais conhecidas por diferentes segmentos de negócios, apesar de ter suas origens no desenvolvimento de software. Em linhas gerais, é um trabalho feito em sprints, circos curtos (um mês, em média) de atuação em que a equipe se dedica a determinada etapa de um projeto.
Para que isso seja possível existe a figura do Scrum Master, o líder da gestão de tarefas. Além de ser quem planeja cada sprint, também é facilitador das dailies (reuniões curtas diárias) para mensurar o progresso e fica responsável por agregar os resultados e dados ao final do sprint.
Lean
Já as equipes que focam na redução do desperdício, tanto de recursos quanto de tempo, a metodologia Lean pode ser a ideal. A chave dessa gestão de tarefas é a produção puxada, ou seja, se produz apenas aquilo que a etapa seguinte exige. Apesar de ter suas origens na manufatura, a lógica Lean pode ser aplicada nos mais diferentes contextos.
Ou seja, se a etapa 2 uma campanha de marketing exige listas de distribuição de contatos, a etapa 1 envolve coletar leads qualificados, mas é importante não se exceder e gastar tempo demais em cada etapa.
Kanban
O método de painéis Kanban tem como destaque a fácil visualização da gestão de tarefas. Ao invés de estarem restritas a checklists diversas, as tarefas são post-its organizadas em painéis conforme o projeto em que estão inseridas. A partir daí, podem ser divididas em colunas para representar as etapas. Geralmente usa-se uma coluna para tarefas em espera, tarefas sendo feitas e tarefas concluídas. Mas é possível adicionar mais colunas de acordo com seu fluxo de trabalho.
Nos espaços de trabalho digitais, a metodologia Kanban ajuda a concentrar as tarefas em um só lugar e os líderes podem usar os painéis para mensurar a produtividade da equipe.
Ferramentas para otimizar a gestão de tarefas
Tendo em mente as dicas de gestão de tarefas, a segunda parte é escolher as ferramentas aliadas nessa organização. Para que sua equipe mantenha o foco e a produtividade, a dica é: essas ferramentas devem ser práticas. Além de integradas entre si, elas devem ter fácil usabilidade e oferecer recursos extra que contemplem seu fluxo de trabalho. Confira algumas delas:
Comunicação interna e externa
O email é a principal forma de comunicação profissional e pessoal. São mais de 4 bilhões de usuários pelo mundo e muitos contam diariamente com essa ferramenta. Nas empresas, o email é útil interna e externamente. Ele funciona tanto para trabalhar diretamente com sua equipe e atribuir tarefas quanto para atender clientes e fechar vendas.
Mas além do seu cliente de email, você deve atentar para outras formas de comunicação na gestão de tarefas: softwares de videochamada para reuniões diárias de Scrum, por exemplo, fazem parte do espaço de trabalho digital. Chats ao vivo, como o Slack, ajudam os colaboradores a tirar dúvidas rápidas.
Upload de arquivos
Com empresas trabalhando remotamente e grande quantidade de informações sendo trocadas pelas equipes, é preciso ter um espaço acessível e seguro para guardá-las. Servidores e bases de dados são fundamentais para qualquer segmento e você precisa ficar atento a detalhes de segurança e boas práticas.
Além disso, caso a equipe precise colaborar ao vivo em tarefas e documentos, é importante utilizar uma suíte de ferramentas online, como o Google Workspace.
Checklist e distribuição de tarefas
Depois do planejamento, o líder deve continuar a gestão de tarefas alocando cada responsabilidade a agentes específicos de sua(s) equipe(s). Isso pode ser feito individualmente, na forma de emails contendo as tarefas de cada colaborador. Com o tempo, essa estratégia pode ficar confusa. E ela não permite uma visualização completa da equipe.
Porém, existem plataformas feitas especificamente para distribuir as tarefas e sub tarefas, como o Trello e a Asana. Essas ferramentas permitem que você crie um espaço de trabalho digital, adicione sua equipe e gerencie o progresso de cada tarefa, @mencionando usuários conforme a necessidade.
Calendários e prazos
Um calendário compartilhado é uma peça-chave para qualquer equipe. Durante a rotina, é fácil perder a visão dos diferentes prazos que cada tarefa traz. Mas para garantir o cumprimento das metas, é fundamental que todos entendam o fluxo de trabalho.
Além disso, o calendário permite agendar reuniões e checar a disponibilidade de outros membros da equipe. O Google Agenda ou Outlook funciona bem para isso.
Tudo em um: a caixa de entrada compartilhada
Uma caixa de entrada compartilhada é a ferramenta perfeita para gestão de tarefas porque ela unifica todas as etapas do fluxo de trabalho. Vinculada à sua conta de negócios, ela transforma sua caixa de entrada em uma interface profissional completa.
A DragApp, por exemplo, é uma extensão do Gmail que organiza suas mensagens em cards de tarefas e painéis Kanban, para tornar o trabalho mais transparente. Nela, você também pode @mencionar usuários para alocar tarefas, definir prazos, fazer upload de arquivos úteis e usar o chat para pedir ajuda.
Tudo isso sem sair do Gmail. O melhor é que você não precisa mais encaminhar conversas para contextualizar a discussão. Na caixa de entrada compartilhada, os usuários veem os emails em tempo real e podem colaborar — sempre.
Além disso, a Drag oferece ferramentas extra para otimizar a gestão de tarefas, como automação de processos e monitoramento de produtividade. Ou seja, você facilita o dia-a-dia, evita desperdícios e organiza melhor seus recursos. Na prática, uma solução ágil e útil para a gestão de tarefas.
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