Sabe aquela sensação de que o seu dia deveria ter muito mais do que 24 horas? Talvez falte uma gestão de tempo mais eficaz e condizente com a sua rotina.
Inevitavelmente, não é difícil sentir sobrecarga com as demandas do trabalho, lutando diariamente para cumprir prazos, concorda? Mas siba que você não está só!
Em 2023, por exemplo, segundo pesquisa da Quiddity, 43% dos brasileiros se sentiam sobrecarregados, sendo o trabalho a principal causa. Mas, calma!
É possível aprender a aliviar esse sentimento e conquistar mais eficiência. Principalmente para quem trabalha de forma remota e sente maior dificuldade com isso.
Neste artigo, exploraremos técnicas que podem ser implementadas imediatamente para melhorar a organização pessoal, reduzir o estresse e aumentar a satisfação, tanto no âmbito profissional quanto pessoal. Boa leitura!
Importância da gestão de tempo
Saber gerenciar o tempo, hoje em dia, é o supertrunfo do profissional que valoriza a eficácia e a eficiência. Isso porque ele entendeu que é indispensável para o sucesso. Você concorda?
Não importa qual seja o nível da carreira. Desde iniciantes até executivos, todos compartilham o desejo comum de otimizar o tempo para alcançar melhores resultados. Além de um equilíbrio mais satisfatório entre trabalho e vida pessoal.
Mas existe uma fórmula mágica? Não, cada rotina é única! Porém, existem estratégias que podem, aliás, devem ser testadas.
A chave é começar a entender quais são as suas reais prioridades. Também, manter um bom planejamento e, se for o caso, delegar demandas.
Desse modo, fica mais simples encontrar meios eficientes de combinar produtividade e gestão de tempo, conquistando a sensação de dever cumprido. Mas não para por aí!
Uma boa gestão de tempo também colabora para elevar o desempenho da empresa. Afinal, o negócio se torna mais eficaz conforme a performance da equipe aumenta.
Além disso, as demandas serão entregues dentro do prazo combinado, sem que os colaboradores se prejudiquem entre si ou com o cliente. O que traz mais chances de fidelização.
Por fim, ainda contribui para a saúde mental. O estresse e a ansiedade causam inúmeros prejuízos pessoais, reduzindo o rendimento e a performance. Quando tudo parece caos, quem consegue manter a estabilidade? É impossível!
Identificando desperdiçadores de tempo
Agora que você entendeu o que é e qual a importância da gestão de tempo, vamos falar sobre os desperdiçadores. Afinal, se deseja melhorar sua performance e produtividade, nada melhor do que aprender a evitá-los. Vamos lá!
Falta de planejamento das atividades
Em primeiro lugar, temos a falta de planejamento das atividades diárias. Você tem o hábito de assumir várias demandas e compromissos sem olhar a agenda? Depois, se dá conta que não conseguirá cumprir o prometido?
Pois é, o ideal é escolher um dia da semana para pegar uma agenda, física ou online, e deixar tudo anotado. Conforme for necessário, inclua outras responsabilidades. Lembre-se, este planejamento deve ser flexível, pois imprevistos acontecem.
Desorganização e falta de comprometimento
Será difícil concluir as suas demandas profissionais e pessoais se você não tiver um comprometimento real e minimamente organizado.
Essa organização pode ser com relação ao espaço físico, principalmente para quem está em home office, ou de compromissos mesmo, como explicamos no tópico anterior.
Mantenha seu ambiente de trabalho organizado. Isso vai melhorar até a sua autodisciplina. Depois, quando estiver executando suas tarefas, finalize uma antes de iniciar outra.
Evite a última hora
Quem nunca deixou uma demanda para última hora, ou até mesmo para participar de um compromisso, que atire a primeira pedra. Embora isso aconteça com frequência, evite ao máximo.
Entenda, quanto mais você executar suas demandas conforme o planejamento, menos urgências haverá depois.
Dificuldade em tomar decisões e dizer não
Você conhece uma pessoa que diz “sim” para tudo e deixa que o outro faça escolhas por ela? Pois é, isso também entra na lista de vilões da gestão do tempo.
É importante ter clareza e coerência para a tomada de decisões e saber impor limites. Não assuma mais decisões e compromissos do que realmente pode.
Reuniões improdutivas
Sabe aquela reunião que poderia ter sido um e-mail? Se você ocupa cargo de gestão e liderança, antes de convocar uma reunião, defina quais são os resultados e objetivos esperados. Além disso, convide somente os profissionais que de fato vão colaborar no projeto.
Más condições do ambiente de trabalho
Quem consegue trabalhar em um ambiente de trabalho mal organizado, barulhento, com recursos e equipamentos inadequados e interrupções constantes? Ninguém!
Essas condições comprometem a concentração e a execução das demandas. Por isso, garanta que seu espaço de trabalho esteja adequado. Se possível, faça pausas ao longo do dia para descansar e alongar o corpo. Seja no ambiente físico ou home office.
Falta de atualização e capacitação técnica
Por essa você não esperava, não é mesmo? Mas, sim, não dominar as técnicas necessárias para executar suas demandas e o cargo que ocupa, também vai atrapalhar suas entregas. Inclusive, pode afetar a possibilidade de receber uma promoção.
Portanto, reserve um espaço na sua agenda para investir em atualizações e cursos, como, os que estão inclusos na modalidade Sprints, da PM3.
São cursos das áreas de Gestão de Produtos, Design, Marketing, Dados, Liderança e Habilidades Humanas, Inovação e Negócios (esse último, ensina sobre gestão de processos e metodologias ágeis, fica a dica).
Procrastinação
Por último, a campeã na hora de atrapalhar a gestão de tempo: procrastinação! A dica é não deixar para amanhã o que deve ser feito hoje. Afinal, adiar tarefas vai acabar gerando mais demanda e sobrecarga.
Se possível, identifique as causas que estão fazendo com que você deixe tudo para depois. Pode ser dúvidas, inseguranças, falta de informações, capacitação ou outros. Reflita e busque meios de combater a causa.
Adendo: A má gestão de tempo está relacionada a diversos motivos, não apenas os citados aqui. É fundamental que você faça uma análise abrangente da sua vida e, se necessário, busque ajuda de gestores e profissionais da saúde.
Estratégias para gerenciar o tempo
Listamos 6 estratégias que você pode implementar imediatamente para organizar suas prioridades e metas, tornando o tempo seu amigo!
Reduza distrações
Celular, internet, e-mail, redes sociais. Estamos conectados o tempo todo! É só uma “espiadinha” e, quando percebemos, passamos horas distraídos. Portanto, em casa ou no trabalho, reduza as distrações.
Mantenha o celular distante, desligue a televisão e peça aos colegas e familiares que entrem em contato apenas se for realmente necessário.
Informe prazos realistas
Definir um tempo possível e real para executar suas demandas torna o objetivo mais palpável. Se você leva 3 dias, não informe 1 dia. Tenha consciência do prazo proposto e seja flexível para não se tornar desmotivador.
Estabeleça limites
Sejam limites físicos, emocionais, financeiros ou de recursos (incluindo o tempo). Todos devem estar muito bem estabelecidos e alinhados. Isso será indispensável para estabelecer metas e objetivos práticos e concretos.
Conhecer seus próprios limites é um dos primeiros passos para não se frustrar e fazer o que precisa ser feito dentro do prazo e sem excessos.
Tenha foco
Por último, tenha foco. Quando assumir compromissos ou demandas, esteja presente não só de corpo. Tente evitar a execução de uma tarefa pensando em outra, na família ou nos amigos. Se quer alcançar seus objetivos, foque.
Ferramentas de gestão de tempo
Que tal usar a tecnologia a seu favor para promover a gestão de tempo? A seguir, listamos três aplicativos que podem ser aliados para você gerenciar não só o tempo, mas também suas demandas.
Evernote
O Evernote é excelente para quem deseja economizar espaço no computador ou celular. Isso porque todas as informações são armazenadas na nuvem e facilmente sincronizadas entre seus dispositivos.
Isso significa que você pode acessar suas notas mesmo sem conexão com a internet. A versão gratuita oferece recursos bem completos.
Trello
O Trello é um aplicativo voltado para o trabalho colaborativo. Com ele, você organiza as tarefas de toda a empresa (e as pessoais também) em um painel de gerenciamento de projetos, onde cada tarefa é representada por um cartão.
Nos cartões, são marcados os nomes dos envolvidos nas tarefas, que recebem notificações sobre o que precisam fazer. Ao concluírem suas atividades, movem os cartões para a próxima etapa, facilitando o acompanhamento do progresso.
Ao visualizar as etapas e identificar os responsáveis por cada atividade, toda a equipe consegue entender os possíveis gargalos e resolver rapidamente qualquer obstáculo que impeça o andamento do projeto.
Google Calendar (Agenda do Google)
Todos que possuem um celular Android, uma conta no Google ou uma conta no Gmail têm acesso ao Google Agenda.
Com essa ferramenta, você pode agendar reuniões e eventos. Os participantes são notificados sobre as atividades e podem acompanhar tudo em tempo real.
Você pode compartilhar sua agenda com colegas de trabalho e verificar a disponibilidade dos envolvidos ao criar um evento e convidá-los.
Experimente esses aplicativos, veja qual se adapta melhor à sua realidade e expectativas, e ganhe tempo e organização.
Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Muitos profissionais acabam sacrificando tempo ao lado de familiares e amigos para cumprir as demandas do trabalho dentro do prazo. Quando falamos em equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, significa dar atenção especial e de qualidade a ambos.
Na prática, não se trata de um sobrepor ao outro, mas de conciliar de forma inteligente, visando alcançar a tríade: bem-estar, realização profissional e felicidade.
Por isso, além de todas as dicas anteriores, reserve algumas horas do seu dia para o lazer. Passar momentos ao lado das pessoas que você ama é benéfico. Pode ser um encontro em casa, um almoço, atividades ao ar livre. O que a sua imaginação permitir.
Você deve ter percebido que a gestão de tempo, embora pareça um desafio complexo, não é impossível.
É essencial identificar aonde está dispersando energia e o que está impedindo sua produtividade. Assim pode buscar estratégias e ferramentas para executar suas tarefas de forma mais eficiente, permitindo que sobre tempo para o lazer.
Além disso, não se esqueça da importância de continuar se atualizando e aperfeiçoando suas técnicas. Pode ser por meio de cursos ou outras formas de aprendizado que aprimorem habilidades e tragam conhecimentos para contribuir para uma gestão de tempo cada vez mais eficaz.
Se você ainda não conhece a modalidade Sprints da PM3, visite nosso site e converse com um de nossos especialistas!
