A pirâmide de processos é uma representação visual da estrutura de processos de uma organização. Sem processos, uma empresa não pode funcionar adequadamente, tornando-se desorganizada e formando gargalos em diversos setores.
Desse modo, é fundamental usar estratégias que permitam visualizar o fluxo de funcionamento dos diversos setores de um negócio. Nesse sentido, uma pirâmide que mapeie e organize os processos da empresa de maneira clara é uma ferramenta muito útil para organizações de todas as dimensões.
Acompanhe a leitura e conheça mais sobre a pirâmide de processos, sua importância, níveis de complexidade e como implementá-la efetivamente em um negócio.
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O que é pirâmide de processos?
A pirâmide de processos é uma abordagem que estrutura visualmente o fluxo de processos de uma empresa, considerando o escopo, a complexidade e o impacto deles no negócio como um todo.
Sem processos bem definidos, uma empresa está fadada à desorganização e à falta de estrutura em níveis tanto estratégicos quanto operacionais. Por isso, a pirâmide pode ser o recurso ideal para ajudar negócios a:
- identificar gargalos e ineficiências nos processos empresariais;
- criar um sistema de processos hierárquico, integrado e coeso;
- garantir o alinhamento entre todos os níveis de complexidade da empresa;
- capacitar profissionais para aumentar a eficiência organizacional etc.
Assim, é uma abordagem fundamental para garantir o sucesso da organização e a execução das estratégias e metas de negócio com eficiência.
Qual a importância da pirâmide de processos para uma organização?
Processos mal estruturados afetam todo o fluxo de trabalho de uma empresa, levando a desperdícios, gastos desnecessários, má execução e desalinhamento da estratégia de negócio, desgaste profissional e falta de posicionamento no mercado.
Em outras palavras, pode ser altamente prejudicial para uma empresa que busca sucesso em sua indústria.
Assim, a pirâmide de processos é uma estratégia muito efetiva para gestores e líderes que buscam ter uma visão clara e estruturada do funcionamento do negócio e querem criar uma estrutura alinhada aos objetivos estratégicos da organização.
Os 3 níveis de complexidade de uma pirâmide de processos
Podemos dividir uma pirâmide de processos em diferentes níveis de complexidade, que vão dos processos estratégicos (topo da pirâmide) até os táticos (meio da pirâmide) e operacionais (base da pirâmide).
Cada nível tem sua importância para a estrutura geral de processos da organização, ajudando a criar um fluxo de comunicação eficaz, alinhado e integrado dentro de toda a estrutura hierárquica.
Saiba mais sobre cada nível da pirâmide de processos.
Processos estratégicos (topo da pirâmide)
No topo da pirâmide estão os processos estratégicos, responsáveis pela definição de objetivos, metas, missão, valores e visão do negócio, entre outros aspectos referentes à estrutura e às decisões de longo prazo da organização.
Por exemplo, o desenvolvimento de novos produtos e serviços, a expansão para novos mercados etc.
Assim, é gerenciado por profissionais C-Level, gestores e líderes que possuem a capacitação para criar e tomar decisões estratégicas.
Os processos estratégicos vão influenciar diretamente os outros níveis da pirâmide, direcionando, com base em fatores externos e internos da organização, as ações estratégicas necessárias para alcançar os objetivos da empresa.
Nesse nível, podem ser adotadas diferentes metodologias de gestão e organização que estejam alinhadas à cultura organizacional para definir metas e objetivos e traçar o plano de ação para executar as estratégias de negócio.
Processos táticos (meio da pirâmide)
O nível tático representa uma conexão entre o nível estratégico e operacional da empresa. No meio da pirâmide, é por meio dele que se pode traduzir os objetivos e metas em um plano de ação detalhado e executável.
Geralmente no nível tático estão presentes líderes de diversos segmentos do negócio, como marketing, vendas, finanças, recursos humanos, operações, entre outros.
O foco é no médio prazo, em que a atenção está no detalhamento dos processos, com as ações, o gerenciamento de projetos e a alocação de recursos necessários para executá-los nos níveis operacionais.
Além disso, o monitoramento contínuo e o controle do fluxo de trabalho também fazem parte do nível tático da pirâmide, garantindo que sejam bem gerenciados e executados.
Assim como no nível anterior, a forma como esses processos serão definidos e executados dependerá das metodologias e abordagens usadas na organização. Por exemplo, as empresas podem usar metodologias ágeis para gerenciar projetos e fazer o melhor uso dos recursos disponíveis.
Processos operacionais (base da pirâmide)
Na base da pirâmide estão os processos operacionais, que são ainda mais detalhados e representam a execução do planejamento e das estratégias definidas nos níveis anteriores.
Por causa disso, seu impacto é significativo, afetando a qualidade e a efetividade das ações e estratégias de negócio. Assim, são indispensáveis para alcançar os objetivos da organização, tanto em nível tático quanto estratégico.
Por exemplo, no setor de atendimento ao cliente, se os processos definidos forem executados com eficiência para consultar, entender e resolver o problema do cliente com rapidez, isso afetará diretamente o nível de satisfação e a retenção desse usuário, alcançando objetivos táticos e estratégicos do negócio.
Assim, o nível de processos operacionais, apesar de estar na base da pirâmide, é extremamente importante para o fluxo de processos gerais da empresa.
Como implementar processos com eficiência em um negócio?
Agora que você já sabe o que é uma pirâmide de processos, sua importância e os níveis de complexidade envolvidos nessa abordagem, saiba como implementá-la na empresa.
Mapeie os processos
Ao aplicar a pirâmide de processos, é indispensável mapear os processos existentes e quebrá-los em etapas para ter clareza do que já está sendo feito, onde começam e terminam, quem são os responsáveis e qual é o desempenho desses processos na organização.
Há diversas ferramentas que ajudam a mapear os processos atuais, como a matriz SIPOC ou os fluxogramas. Essa etapa também contribui para o próximo passo do processo de implementação.
Identifique as ineficiências e gargalos
Ao mapear os processos, é possível identificar as ineficiências e os gargalos operacionais em cada um deles. Afinal, o mapeamento oferece análises do desempenho atual dos processos e mostra como essas deficiências podem impactar os resultados do negócio.
Assim, isso ajudará a empresa não só a priorizar e melhorar os processos existentes, aumentando a eficiência dos fluxos de trabalho, como também repensar que processos vale a pena manter ou não na organização.
Estabeleça os níveis de complexidade dos processos
Outro passo importante é categorizar os processos dentro dos níveis da pirâmide. Esse passo ajudará a trazer uma estrutura hierárquica dos processos, elencando-os de acordo com seu nível de complexidade: estratégico, tático ou operacional.
Com isso, será mais fácil quebrar o processo em ações detalhadas e executáveis de acordo com cada tipo, garantindo um fluxo eficaz entre os três níveis.
Defina indicadores de desempenho
Definir os indicadores de desempenho também é crucial na implementação de uma pirâmide de processos. Afinal, não basta apenas criá-los, é preciso entender como você poderá monitorar a eficiência dessas ações.
Além disso, estabelecer KPIs fornecerá a base para monitorar e ajustar a estratégia sempre que necessário, mantendo o fluxo de processos sempre atualizado.
Capacite os colaboradores
Estabelecer os profissionais responsáveis por cada processo é uma das etapas fundamentais para garantir o funcionamento dessas ações na empresa. Assim, ao implementar a pirâmide de processos, é importante educar e capacitar os colaboradores sobre as novas maneiras de operar diante das mudanças na estrutura de processos da empresa.
A capacitação se torna indispensável para assegurar uma comunicação integrada e um alinhamento entre todos os níveis, de modo a garantir que a estratégia estabelecida seja realmente eficaz dentro do fluxo de trabalho.
Monitore continuamente a estratégia
A partir dos indicadores de desempenho, pode-se monitorar continuamente a estratégia estabelecida na pirâmide de processos e pensar em formas de ajustá-la sempre que necessário.
Isso é possível porque os indicadores fornecem dados reais de performance dos processos, indicando aquilo que funciona e o que precisa ser aprimorado. Assim, algumas maneiras de monitorar a eficácia da pirâmide de processos são:
- realizar revisões regulares dos processos para identificar pontos de melhoria e gargalos a partir dos dados;
- coletar feedback dos profissionais diretamente relacionados em cada processo;
- fazer melhorias incrementais e contínuas nos processos;
- alinhar o desempenho atual aos objetivos e metas de negócio etc.
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É indispensável saber como estabelecer estratégias e processos bem definidos em uma organização. A pirâmide de processos é uma abordagem que ajuda a alcançar o sucesso do negócio de maneira visual e descomplicada.
Para líderes e gestores, é um grande diferencial ter conhecimento sobre essa e outras ferramentas e abordagens de gestão e liderança, mas chegar lá sozinho pode ser desafiador.
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