Para uma empresa se manter relevante em um mercado em rápida mudança, é preciso contar com processos bem estruturados, ágeis e eficientes. Afinal, quando o negócio possui processos bem definidos, é mais fácil compreendê-los, adaptá-los e otimizá-los conforme a necessidade das equipes de negócio, fazendo com que a empresa ganhe competitividade no mercado.
Os processos estão diretamente relacionados ao desempenho, a produtividade e a geração de valor de uma empresa. Por essa razão, processos desajustados e ineficientes trazem inúmeras consequências e geram desperdícios de recursos valiosos para a manutenção do negócio.
O BPM (em inglês, Business Process Management) é uma metodologia que tem sido cada vez mais adotada por empresas que desejam investir na eficiência de seus processos. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre o que é BPM e quais seus principais benefícios para empresas de todos os tamanhos e setores!
O que é BPM?
Conhecido em português como Gestão de Processos de Negócio (tradução literal de Business Process Management), o BPM pode ser entendido como um mecanismo de gerenciamento, otimização e automação de processos. É uma abordagem usada para melhorar processos que impulsionam as operações de uma empresa.
Dessa forma, o primeiro passo para aplicar a metodologia BPM é a identificação dos processos que precisam ser melhorados. Em seguida, é importante analisar como é possível melhorar esses processos, implementar as mudanças e medir os resultados.
Para que uma iniciativa de BPM funcione, é necessário aliar tecnologia, estratégia e cultura organizacional para atingir a excelência operacional e, em consequência, os objetivos da empresa.
Qual a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?
Apesar de as três siglas estarem relacionadas com processos de negócio, cada uma diz respeito a métodos e ferramentas particulares.
Conheça um pouco mais sobre as diferenças entre as três siglas:
- BPM: como já falamos, o Business Process Management é uma metodologia que busca organizar e estruturar processos, a fim de melhorar e padronizar sua execução;
- BPMN: o Business Process Model and Notation é a linguagem padronizada de símbolos e ícones que ajudam a representar graficamente o fluxo de processos de uma empresa;
- BPMS: já o Business Process Management System/Suite, em português Sistema/Suíte de Gestão de Processos de Negócio, é um sistema ou software que ajuda empresas a gerenciar processos e fluxos de trabalho.
Etapas e ciclo de vida do BPM
O ciclo de vida do BPM se divide em 6 etapas e, ainda que a nomenclatura varie um pouco dentro de cada organização, a verdade é que o ciclo sempre seguirá um padrão de execução.
Essas etapas devem ocorrer de maneira constante e cíclica para que os processos estejam sempre operando da melhor forma possível e de acordo com a estratégia da empresa. Saiba mais sobre cada fase:
- Mapear: análise das necessidades e processos existentes na empresa, e quais deles são primordiais para atingir os objetivos de negócio. Seja uma empresa já estabelecida ou um novo negócio, a etapa de análise de processos vai estabelecer a base para um BPM eficaz.
- Modelar: a modelagem de processos ajuda a construir a representação de como os processos individuais se encaixam. É possível mapear a forma como eles interagem entre si e quais os recursos importantes para atingir os objetivos de cada um;
- Executar: é hora de tirar o processo modelado do papel e implementá-lo de vez. Envolva as pessoas que estão executando os processos, e não espere aceitação se as mudanças forem empurradas de cima para baixo. É importante dedicar tempo e cuidado para gerir essas mudanças com as pessoas.
- Monitorar: depois de executados, os processos precisam ser monitorados. Por isso, colete dados como tempo que cada processo leva para ser concluído, quantas pessoas participam de cada ciclo e quais recursos ele consome.
- Otimizar: uma das premissas do BPM é a otimização constante dos processos. Através dos dados coletados, é possível identificar ineficiências e gargalos, promovendo uma melhoria contínua. O objetivo final é sempre alcançar o melhor resultado no menor tempo possível, utilizando a menor quantidade de recursos.
Quais os maiores benefícios do BPM?
Os benefícios da Gestão de Processos de Negócio são muitos. O que uma empresa ganha com a implementação de uma estratégia de BPM depende do tipo, tamanho, complexidade e recursos do negócio. Os 8 benefícios do BPM a seguir são os mais comuns – e os mais visados:
- Maior autonomia das equipes
Quando o BPM é realizado dentro de um BPMS no-code, ou seja, um software sem código, todas as etapas que mencionamos anteriormente podem ser realizadas por colaboradores dos times de negócio, sem necessidade de conhecimento de programação. Isso ajuda a liberar o backlog da equipe de TI e dá maior autonomia para que os times executem e otimizem seus próprios processos.
- Transparência de processos
Com a adoção do BPM, os processos se tornam muito mais transparentes para os colaboradores. Isso faz com que a responsabilidade sobre o processo seja maior, já que todos sabem em qual etapa o processo se encontra e o que precisa ser feito. Além disso, a transparência propicia também uma melhor comunicação interna entre os colaboradores.
- Mais controle
Já que os indicadores de desempenho são claros, fica mais fácil demonstrar a performance da empresa a partir de seus processos. Assim, a organização consegue promover um controle de qualidade mais eficiente.
- Aumento na produtividade
A eliminação de barreiras e gargalos, combinada com fluxos mais eficientes e maior visibilidade dos colaboradores, colaboram para o crescimento na produtividade do time.
Já que os processos são padronizados, todos sabem exatamente o que precisa ser feito e, consequentemente, os erros tendem a diminuir, evitando o retrabalho e o trabalho manual desnecessário.
- Processos automatizados
O BPM dá às equipes a oportunidade de otimizar processos ao eliminar tarefas e etapas manuais, repetitivas e redundantes. Uma vez otimizados através do BPM, torna-se mais fácil e rápido automatizá-los também.
A própria automação oferece muitos benefícios para a empresa, incluindo melhores indicadores de SLA, maior produtividade, menos erros e maior satisfação do cliente. Os colaboradores internos serão liberados de executar tarefas repetitivas e tediosas, ganhando tempo para focar em atividades que geram mais valor para o negócio.
- Torna os processos escaláveis
Processos estruturados podem ser mais facilmente escalados. Ou seja, elementos bem-sucedidos podem ser replicados, possibilitando o aumento do volume de trabalho que passa pelo processo. Pense em um processo estruturado como uma equação composta por uma série de elementos fixos e variáveis: à medida que os elementos variáveis na equação mudam, o resultado se ajusta proporcionalmente.
- Aumenta a satisfação dos clientes
Mesmo sem saber o que se passa dentro da sua empresa, tenha certeza de que seus clientes sentem o impacto dos processos do seu negócio. Seja o tempo necessário para resolver uma solicitação, a consistência da experiência de vendas ou a precisão do processo de contas a pagar, os clientes podem diferenciar a qualidade de um processo do outro.
O BPM ajuda a entregar uma melhor experiência aos clientes ao construir e melhorar processos que produzem resultados mais consistentes, proporcionando maior valor a eles.
- Mais segurança e conformidade
Por unificar os componentes do BPM (pessoas, tarefas, tecnologia e dados), a metodologia facilita a identificação de ameaças à segurança, como vazamentos de dados e shadow IT. E como o BPM ajuda as empresas a padronizar seus processos, as equipes de TI têm mais facilidade para aplicar requisitos de segurança, governança e conformidade.
Como escolher um software BPM?
Você já percebeu como a gestão dos processos é importante para o desempenho de qualquer negócio, certo? Para colocar toda essa estratégia em prática, é importante contar com a ferramenta de BPM mais completa possível, que seja também fácil de usar e personalizar.
Um bom software de BPM precisa ter fácil conexão entre processos, integração com as ferramentas já existentes na sua empresa, automações fáceis de configurar, recursos de painéis e relatórios de dados e, claro, uma interface intuitiva e no-code, para que usuários sem conhecimento de código possam utilizá-lo sem problemas.
O importante é que o BPM promova visibilidade, controle, padronização e automação dos seus processos, possibilitando que seu time alcance todo o seu potencial.
Investir na implementação da cultura do BPM e na adoção de um BPMS pode apresentar alguns desafios no começo. Afinal, tudo que é novo possui uma curva de aprendizado. Mas com certeza você irá perceber rapidamente que a metodologia traz ganhos em produtividade e competitividade estratégica em relação ao mercado, permitindo que sua empresa otimize e adapte processos sempre que necessário.
