O home office é uma benção na minha opinião, mas nada é tão perfeito que não possa ter algum problema. Product Managers sempre tiveram que participar de muitas reuniões, mas com o fim das squads no mesmo espaço, a quantidade dessas reuniões aumentou exponencialmente.
Mesmo se você for ao escritório, provavelmente trabalhará por webconferência em algum momento, porque alguém de sua equipe está em casa ou em outro local. No passado, você pode ter ouvido pessoas dizendo que “reuniões não funcionam”. No mundo pós-covid, não só é trabalho, mas também muito importante.
As reuniões se multiplicaram, mas ainda temos que fazer os mesmos trabalhos solos que costumávamos fazer antes: escrever histórias, documentar, fazer pesquisas documentais, organizar backlogs… Como encaixar tudo na mesma semana de todas essas reuniões?
Trabalhamos além do horário comercial, perdemos fins de semana, tivemos Burnouts. Gerenciar o tempo que você gasta em reuniões é uma necessidade não apenas para sua produtividade, mas também para sua saúde.
Sinto que tenho uma boa parcela de sucesso gerenciando reuniões, então pensei em compartilhar um pouco do meu processo, na esperança de ajudar sua agenda a parecer um pouco menos cheia.
Como um aviso óbvio, as sugestões a seguir funcionaram para mim e para alguns colegas que observei. Talvez meus conselhos não funcionem para você, ou podem ser impraticáveis para sua situação.
Aconselho a discrição do leitor.
Use mais canais de mensagens
A tecnologia nos permite muita assincronia e ubiquidade quando se trata de comunicação, e um PM remoto deve tirar proveito disso.
Para saber quando algo deve ser mencionado em uma reunião ou se uma mensagem é suficiente, gosto de categorizar as comunicações em dois tipos: inconscientes e conscientes.
Inconscientes: reuniões
Essas conversas vêm de um lugar de ignorância, no sentido de que você ou com quem você deseja se comunicar não tem ideia do que está sendo falado. Nesse cenário, as reuniões são uma necessidade.
Alguns exemplos:
- Sessões de Discovery: você não sabe nada e quer aprender com alguém que sabe mais do que você ou tem experiências relevantes para compartilhar (como um cliente);
- Revisão da documentação: você pode receber parte de seus comentários por texto, mas algumas perguntas ou sugestões de revisão podem precisar de mais exploração por parte da pessoa que as propõe;
- Reuniões de 1:1: você está tentando criar uma conexão com alguém coletando mais informações pessoais que você não possui, como sentimentos, opiniões, aspirações ou preocupações.
Consciente: mensagens
Nesse caso, todos dentro da conversa têm uma compreensão semelhante do assunto, o conhecimento é distribuído igualmente. Use mensagens assíncronas intensivamente quando as conversas estiverem cientes.
Alguns exemplos:
- Formalização de acordos: você pode querer verificar novamente com sua equipe ou partes interessadas sobre as decisões anteriores tomadas em conjunto;
- Validação de informações: você coletou alguns dados e não tem certeza sobre algo ou se esqueceu disso. Você sabe o que perguntar e sabe quem tem a resposta;
- Daily: se você pensar bem, todo mundo sabe o que é o sprint e você não pode expandir o diário além do “feito, fazendo e suspensos”. As reuniões diárias são uma oportunidade incrível para substituir uma reunião por mensagens.
E se você não souber em que conversa está?
Se você não sabe no que está se metendo (e na maioria das vezes não sabe), tente identificar o nível de conscientização da conversa por meio de mensagens. Você pode obter o resultado que precisa imediatamente ou pode identificar a necessidade de convocar uma reunião.
Delegue e confie em seus colegas de equipe
Como temos que confiar tanto na comunicação remota, as coisas podem sair do controle rapidamente. O que antes era resolvido com um simples passeio pelo corredor agora é um horário de reunião de 30 minutos que acontece em dois dias.
À medida que as reuniões se acumulam, os assuntos tendem a se sobrepor cada vez mais. No passado, você conseguia cuidar de 10 coisas em uma única semana, agora você pode ficar com 5. Isso significa que na próxima semana você precisa cuidar de 15 tópicos e assim por diante.
Delegar sempre foi importante, mas para o PM remoto é fundamental. Deixe o designer, QA ou líder de tecnologia fazer seu trabalho e cuidar de seus próprios problemas. Se você tentar ficar entre tudo dentro do elenco, você se tornará um gargalo e o produto tende a sofrer.
O que eu gosto de fazer é agendar regularmente 1:1 com cada pessoa da squad e ter uma reunião combinada no final da semana ou sprint. Ao fazer isso, seguro o impulso de marcar calls com base na demanda e concentrar tudo o que temos para repassar nessas reuniões específicas.
Considere se afastar do Scrum
Eu posso receber algum calor para este, mas o Scrum tende a ser uma estrutura intensiva de reuniões. Diariamente, planejamento, revisão, retrospectiva… Muita coisa na sua vida é um encontro agora, você não precisa mais deles.
Certa vez, eu estava à frente de 3 produtos diferentes, cada um com uma equipe diferente. Se eu os administrasse adequadamente, dedicaria minha semana inteira a reuniões rituais.
Implementei o Kanban para que pudéssemos reduzir as reuniões e torná-las mais rápidas, mas você pode usar qualquer outra estrutura/metodologia que desejar para atingir o mesmo objetivo.
No meu caso, após a implementação, o rendimento não foi comprometido, a previsibilidade melhorou e a satisfação da equipe aumentou com menos reuniões.
Reduza o tamanho da documentação, aumente a quantidade
11 em cada 10 vezes, as reuniões acontecem porque a documentação é ruim ou inexistente. Um documento bem feito é suficiente para tirar a maioria das dúvidas que um usuário possa ter sobre um produto, recurso ou roadmap.
As pessoas não lêem, eu já disse isso antes , mas isso não significa que você não pode ter menos reuniões escrevendo as coisas. Na maioria das vezes a documentação não é lida por ser longa, desinteressante ou muito técnica.
Experimente e crie peças mais objetivas para públicos específicos, abuse das dicas visuais e direcione as pessoas para a documentação toda vez que for questionado sobre algo já escrito. Isso evitará que muitas mensagens se transformem em reuniões.
Escreva um épico objetivo mas completo para a engenharia, prepare um ou dois slides para a equipe de vendas ou marketing, crie um backlog resumido para discutir valor com outros gerentes de produto.
Escrever não é apenas bom para acelerar a comunicação, mas também é incrível para ajudá-lo a colocar as coisas em perspectiva.
Saiba dizer “não”
Antes de encerrarmos, não se esqueça do poder de dizer “não”.
As pessoas tendem a nos chamar para reuniões sem motivações muito fortes. Eles só querem que você fique por dentro de algum assunto, ou querem mostrar o trabalho deles. Em todo o caso, se considerar que a sua presença não é relevante, pergunte:
“Sou importante para esta reunião? Há algo a ser discutido lá que você acha que eu deveria saber?”
Na maioria das vezes, o proprietário da reunião irá informá-lo sobre o que você deve saber ou chegar à conclusão de que sua presença é opcional. Em ambas as situações, você não precisa mais comparecer à reunião. Pule fora deste.
Se você tiver alguma dúvida após a leitura, envie-me uma mensagem. Não vamos agendar uma reunião.
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