Está passando por um processo de desligamento, ou está migrando de área, ou se ausentará por um período considerável e precisa preparar um handover para deixar tudo organizado para quem for assumir suas responsabilidades? Então, este artigo é para você!
Assim como os primeiros dias no cargo de Product Marketing Manager, é importante pensar nos últimos dias na empresa e em como construir essa documentação final, fazendo um alinhamento completo com todos os seus stakeholders.
Afinal, a habilidade mais exigida de um Product Marketer é a comunicação. Então, aproveite até mesmo deste momento para se comunicar muito bem e garantir uma passagem de bastão impecável.
Antes de começarmos, para deixar todos na “mesma página”, vale responder a seguinte pergunta:
O que é handover?
O que significa handover? A tradução de handover para o português algo como “entregar”. Esse é o termo utilizado para o processo de transferência de dados, informações e responsabilidades de um indivíduo, departamento ou sistema para outro.
Dando um exemplo prático do que significa handover: sempre que uma responsabilidade é passada de uma pessoa para outra, é feito um handover. Este processo de transição é importantíssimo. Isso porque, se não for bem planejado, pode gerar grandes problemas para o negócio, tais como:
- Perda de dados;
- Queda de rendimento das equipes;
- Atrasos de entregas importantes;
- Comprometimento nos resultados.
Por isso, deve ser realizado com bastante cautela.
Como construir um bom handover?
De modo essencial, você precisa garantir que o histórico da área e as informações corretas sobre as ferramentas necessárias para dar continuidade às demandas fiquem à disposição da pessoa que irá assumir suas responsabilidades. Afinal, ninguém quer “pegar o bonde andando”, sem saber de onde ele veio e para onde ele vai, correto?
Outra coisa também é fato: se, ao longo da sua jornada, você fez uma construção diária de documentação (ou seja, compartilhou as informações do produto o máximo possível com os stakeholders) você já está com meio caminho andando.
Agora, vamos para lista do que deve ser entregue? Utilize o conteúdo abaixo para assegurar de que não está deixando nenhuma ponta solta.
1. Construa ou atualize seu histórico
Comece organizando a casa! Reúna tudo o que foi desenvolvido por você em único local e que seja de fácil acesso.
Para dar um exemplo, vou utilizar como base o último handover que desenvolvi. Criei uma página no Notion e a dividi por iniciativa, em cada sessão dela adicionei documentos como:
- Go-to-market;
- Guidelines;
- Relatórios;
- ATAs;
- Status;
- Cronogramas;
- Peças;
- Planilhas de alinhamento com stakeholders.
A ideia é que essa página seja fonte, ou seja, sempre que for necessário resgatar uma informação ou conteúdo, ela será consultada.
2. Crie passo a passo para as iniciativas mais recorrentes ou complexas
O fluxo, processo ou etapas nem sempre é claro para todos os envolvidos, imagina então para quem nunca teve contato?! Por isso, é fundamental que haja uma formalização do “como é feito”.
Um passo a passo de respeito também informa:
- Contexto;
- Ferramentas;
- Canais;
- Responsáveis por etapa;
- Tarefas a serem entregues;
- Prazos.
3. Descomplique as ferramentas no seu handover
Que tal passar uma visão geral sobre as ferramentas mais utilizadas no dia a dia?
Sem dúvida, será uma economia de tempo e energia se você conseguir antecipar as informações sobre quais são e como são utilizadas as ferramentas do dia a dia. Além disso, de quebra você indica a quem recorrer caso seja necessário solicitar suporte.
4. Compartilhe o status das entregas em andamento
Com tudo documentado e organizado, chegou a hora, de fato, de passar o bastão!
Em um documento a parte, organize todas as demandas que estão em andamento e as que estão muito próximas de acontecer, garantindo que ninguém seja pego desprevenido.
Abaixo seguem algumas dicas para essa etapa:
- Faça um alinhamento com a liderança para entender por qual período este handover deve servir de respaldo e para definição de objetivos, (sugestão: trace um plano conforme o roadmap);
- Organize as atividades de acordo com a prioridade de entrega, dê destaque e deixe claro as datas finais;
- Vá além do status “entregue”, “em andamento” ou “não iniciado”. Dê contexto, direcione sobre quem pode ser consultado caso seja necessário solicitar ajuda;
- Faça o alinhamento com todos stakeholders, formalizando tudo o que for necessário;
- Inclua neste documento e-mails ou links com as tratativas importantes.
Conclusão
O processo de handover é uma das etapas da qual menos se ouve falar, talvez porque na maioria das vezes está relacionada a um desligamento de cargo, mas a verdade é que, seja lá qual for o motivo, realizar um bom processo de passagem de bastão é fundamental para todos os envolvidos.
Para a empresa é uma forma de não ter o desempenho comprometido, para quem recebe, é chance iniciar a jornada de forma bem estruturada.
Para quem faz, é oportunidade de fazer o levantamento de tudo que foi entregue durante o período. Além, é claro, de gerar um bom relacionamento com o time, fazendo com que as portas permaneçam abertas para futuras oportunidades e garantindo uma boa reputação no mercado.
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