O kick off (ou pontapé inicial, começo) é um encontro presencial ou remoto realizado na primeira fase de um projeto. Nele serão abordados todos os detalhes da iniciativa a ser realizada, os objetivos e as motivações desse projeto e, principalmente, as expectativas das principais partes interessadas. Trata-se de um momento muito importante para alinhamento entre os envolvidos no projeto e é um recurso bastante útil para dar início às atividades.
Em metodologias tradicionais de projetos esse evento já é bem desafiador, o que o torna ainda mais delicado quando estamos falando de desenvolvimento de produtos. Neste artigo, trago algumas boas práticas que me ajudaram em meu primeiro kick off com os principais stakeholders de um projeto de Discovery e que podem ser úteis para a sua realidade também.
Como realizar um kick off para stakeholders e sponsors
Muito provavelmente o primeiro contato de patrocinadores e partes interessadas de um projeto será no kick off com a equipe. Neste encontro sempre há muitas expectativas e isso se torna maior ainda quando estamos falando de uma iniciativa como o Discovery de um novo produto.
Esse é, antes de tudo, um processo de descoberta, e por conta disso sempre temos muitas incertezas envolvidas. Fica naturalmente difícil, principalmente para o patrocinador (ou patrocinadores) de um projeto, internalizar esse cenário com facilidade. Para isso, aqui estão algumas boas práticas na sequência de um kick off dessa natureza, que ajudarão você a administrar essas expectativas e ganhar aliados.
Dê contexto à equipe
“Se começarmos com as perguntas erradas, se não compreendermos a causa, então até as respostas certas acabarão nos levando na direção errada, cedo ou tarde.”
– Simon Sinek
O primeiro passo para iniciar qualquer atividade é perguntar-se o por quê de aquilo precisar ser feito. Introduzir a equipe com um contexto claro que dê a ela possibilidade de se conectar com o que estará sendo realizado é de grande importância para o engajamento e êxito no projeto.
No encontro de kick off isso pode ser iniciado com perguntas e posterior explanação. Evite textos longos e procure utilizar-se de frases curtas porém objetivas. Enfatizar que todos irão participar desse processo é essencial e dará um sentimento de pertencimento a todos.
Apresente a metodologia
O processo de Discovery de uma nova solução é por sua natureza não linear. Para que haja um entendimento sem muitos obstáculos, a utilização de recursos gráficos pode ser uma ótima alternativa. Interessante subdividir o processo em dois grandes ciclos: espaço do problema x espaço da solução.
A partir da imagem é possível ainda ressaltar a importância do trabalho a ser realizado no primeiro ciclo de exploração e espaço para análise do problema. Deixe claro que se trata de um trabalho exploratório, de descoberta e a participação de todos é fundamental. Caso o conceito apresentado ainda fique muito abstrato, você pode propôr um workshop apenas a cerca do tema.
Justifique a escolha da metodologia
Justificar e demonstrar a razão de tal metodologia estar sendo utilizada facilita aos stakeholders terem mais confiança na proposta sugerida. A seguir o gráfico nos mostra a relação de incertezas entre requisitos e tecnologia e como a proposta ágil nos agrega mais valor que a tradicional:
Note que quanto menos clareza e definições temos em relação a requisitos do projeto e tecnologia a ser utilizada, mais a metodologia tradicional tende a ficar obsoleta. Isso ocorre, pois a ideia central da metodologia tradicional é definir premissas, prazos e escopos muito bem claros, para realizar uma entrega posterior.
Todavia, em muitos casos, como nesse case, essas informações não são claras ou acordadas organizacionalmente, logo, utilizar a metodologia tradicional, possivelmente causará uma frustração nas entregas previstas.
Crie uma linha do tempo para o projeto
Esse tópico tende a ser o mais complicado das boas práticas, pois nele reside uma grande expectativa. Se for solicitado que você apresente um cronograma para o projeto, tente focar na big picture, ou visão macro do cenário. Informe as principais atividades que se seguirão e mostre uma linha do tempo por mês ou por temas.
Atente-se a sempre informar que esse cronograma possivelmente sofrerá alterações e ajustes, mas que isso será sempre informado antecipadamente e a comunicação do projeto será transparente e colaborativa.
Estabeleça um plano de comunicação
Criar um plano de comunicação simples e objetivo pode ser bastante útil no decorrer do processo de Discovery. Um framework que pode ajudá-lo(a) nesse desenvolvimento é a Matriz RACI que realiza a definição de responsabilidades e organiza o direcionamento de atividades em projetos:
Além da Matriz RACI, outras duas definições são essenciais:
- Informe semanal do projeto: avanços, bloqueios, riscos e principais temas. Isso ajudará a mostrar de maneira rápida e clara que as atividades estão em curso e engajar os stakeholders nas iniciativas;
- Indicar um representante por parte da empresa (cliente final): essa pessoa será o ponto focal entre o time de produtos externo e o cliente. Este artifício é interessante quando o time de produtos é externo ou se trata de uma consultoria. Definir uma pessoa nesse papel é um método interessante para foco na comunicação e engajamento estruturado.
Encerre com dúvidas e feedbacks
Por fim, ao final do encontro, deixe um espaço para dúvidas e perguntas mais abrangentes, atente-se ao feedback das pessoas e documente sempre que possível essas informações.
Conclusão
Em um encontro de kick off de projeto sempre haverão muitas dúvidas, incertezas, expectativas e um pouco de nervosismo também, isso é natural. Cabe a você ter empatia, observar e administrar esses sentimentos como feedbacks do trabalho a ser realizado. Demonstre transparência, disponibilidade e sempre seja um bom ouvinte.
Utilizar dessas práticas me ajudou em vários aspectos do projeto, como: organizar as ideias e as atividades a serem realizadas, engajar a equipe, fomentar um ambiente de colaboração e transparência, ganhar aliados e apoio do patrocinador com uma metodologia e justificativa embasadas e, principalmente, envolver todos os usuários diretos e indiretos do produto a ser lançado.
Lembre-se que você será o(a) facilitador(a) dessa iniciativa e a sensibilidade nos sinais enviados pelas pessoas serão os seus maiores aliados nas tomadas de decisões.
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