O gerenciamento de stakeholders é um dos maiores desafios dos profissionais hoje no mercado, inclusive de quem atua como Product Manager.
PMs por ocuparem uma função estratégica para empresas focadas em produtos digitais, quem ocupa esse cargo precisa lidar com muitas responsabilidades, tarefas e equipes. Alinhar tudo isso e manter todas as partes muito bem informadas não é nada fácil.
De acordo com a pesquisa “Panorama do Mercado de Product Management 2021“, o gerenciamento de stakeholders aparece como principal desafio de PMs por dois anos consecutivos. Como podemos ver no mais recente relatório, 41,3% dos mais de 1.000 entrevistados indicaram essa responsabilidade para o primeiro lugar.
O que é stakeholder management?
Em primeiro lugar, o que é stakeholder? O significado de stakeholder é, em tradução livre, “parte interessada”. Em termos de negócios digitais, podemos dizer que os stakeholders são todas as pessoas envolvidas com um produto. Pensando nisso, existem stakeholders internos e externos:
- Stakeholders internos ou primários: times como Vendas, Marketing, Suporte, Tecnologia são, por exemplo, os principais stakeholders de um Product Manager;
- Stakeholders externos ou secundários: clientes, parceiros, governo, comunidade, fornecedores.
O stakeholder management (ou a gestão de stakeholders) nada mais é do que a gestão de alinhamento das pessoas envolvidas em um processo específico. Em outras palavras, é como dar transparência entre as partes, comunicando todas as atualizações sobre o que está sendo desenvolvido. Esse trabalho envolve lidar, essencialmente, com:
- Expectativas;
- Prazos;
- Metas.
Por serem 3 aspectos bem complicados, principalmente quando se trata de outras pessoas, o gerenciamento de stakeholders se torna uma missão complexa e que exige uma comunicação muito clara e assertiva.
Qual a importância de gerenciar stakeholders?
Quando falamos sobre estratégia de negócio (ou mesmo estratégia de produto) é importante ter em mente que qualquer empresa é composta por pessoas. No dia a dia, estaremos lidando com profissionais com diversos backgrounds e valores distintos, que influenciam diretamente na forma como o trabalho é executado.
O gerenciamento de stakeholders faz parte da gestão de projetos e considera justamente esses aspectos como forma de unir todas as pessoas envolvidas em um projeto para alcançar um objetivo. Considerando as diferenças e o nível de influência de cada pessoa naquela entrega garante que vão haver menos obstáculos na execução. Consequentemente, o trabalho flui de uma maneira natural, tranquila e com bons resultados.
Quais são os principais desafios no gerenciamento de stakeholders?
Mas porque, afinal, o gerenciamento de stakeholders é uma dor tão presente na rotina de um PM? Vejamos alguns dos principais desafios atrelados a essa responsabilidade:
Saiba quem são os seus stakeholders
Uma coisa básica, mas que pode facilitar bastante é: saber exatamente quais são as suas partes interessadas. Ter clareza disso é o primeiro passo para conseguir se comunicar melhor com essas pessoas.Para isso, uma ferramenta muito útil é a Matriz de Stakeholders. Com ela, você é capaz de organizar de forma visual quem são as pessoas envolvidas, com base na influência e no interesse delas no produto.
Estabelecer o nível de comunicação com cada stakeholder
Outra questão importante é que nem todo mundo precisa saber de todos os detalhes da execução do planejamento. Ou seja, alguns stakeholders precisam de uma atualização completa (como seu time e suas lideranças), enquanto outros só precisam de um update mais superficial para manter a transparência (como c-levels e lideranças de outras áreas).
Manter os stakeholders engajados
Para manter os stakeholders engajados é preciso, naturalmente, manter uma comunicação ativa. Procure envolver essas pessoas nas atividades que forem pertinentes ao nível de cada um na Matriz de Stakeholders, pedindo opiniões e sugestões. O PM pode viabilizar a chamada co-criação através de brainstormings, testes de usabilidade e entrevistas com usuários, por exemplo.
Lidar com demandas não planejadas
Praticamente todo Product Manager já lidou ou vai ter que lidar com demandas não planejadas vindas de stakeholders. São tarefas urgentes, com prazos apertados e que muitas vezes nem são realmente necessárias.
Nesses momentos, o PM precisa ter muito tato, empatia e poder de negociação para argumentar da melhor forma possível. Se for o caso, busque apoio da liderança técnica ou desenvolvedores para explicar, por exemplo, que aquela feature solicitada não é viável ou não resolve exatamente o problema em questão. Invista em Product Analytics para obter dados e métricas de produto que possam comprovar o seu ponto ou, no mínimo, procure fechar um acordo com um prazo mais razoável.
Como fazer gerenciamento de stakeholders?
Existem práticas muito eficientes para lidar com stakeholders internos e externos. Vejamos algumas das principais, compartilhadas por Raphael Farinazzo em sua aula do Curso de Product Management aqui da PM3:
Stakeholders externos
Considere criar um conselho de produto: selecione alguns clientes e parceiros estratégicos (até no máximo 10) para que tenham uma visibilidade maior do seu roadmap, opinando e trazendo insights sobre o produto;
- Crie uma comunidade para discutir o seu produto. Os clientes podem interagir e postar mensagens em fóruns, viabilizando discussões e se ajudando;
- Convide clientes para participar de um teste. Chame stakeholders externos com mais potencial para testarem a versão beta do produto, solicitando feedbacks deles. O mesmo serve para os testes de usabilidade.
Stakeholders internos
- Utilize ferramentas como press release e release planning. Se for o caso, envolva stakeholders mais estratégicos já na etapa de planejamento, pois assim eles vão sentir que estão fazendo parte do processo;
- Organize reuniões de all hands gravadas. Uma vez por mês, reúna todas as pessoas responsáveis por alguma parte do produto e apresente para toda a empresa as melhorias e avanços do período anterior. Isso coloca todos na mesma página e transmite mais segurança;
- Crie e compartilhe formulários de feedback. Os stakeholders internos também precisam opinar sobre o produto, principalmente por terem uma visão mais próxima dele. Avalie se faz sentido para o seu negócio e elabore formulários que facilitem esse processo;
- Convide para testes de usabilidade. Para evitar vícios, solicite também a visão de quem trabalha dentro da empresa, principalmente de quem faz parte do time comercial e que tem mais contexto sobre as dores dos clientes;
- Recrute especialistas. Pessoas de dentro da própria empresa que são experts em determinado assunto podem contribuir muito para soluções específicas do produto. Considere esses profissionais e traga-os para perto durante o processo de desenvolvimento;
- Organize brainstormings. Traga problemas para serem discutidos entre os membros da empresa, gerando novas ideias e possibilidades;
- Estabeleça uma frequência para atualizar seus stakeholders. Considerando o nível de aproximação de cada grupo de stakeholders (diretoria, lideranças, demais equipes), defina um período para comunicar novidades relevantes e manter todos atualizados. Vale também definir o que vai ser compartilhado (métricas, próximos passos, ideias, atrasos, etc.);
- Execute um trabalho de comunicação minucioso para evitar demandas não planejadas. Quando o roadmap está claro para todos os stakeholders e o trabalho de comunicação é bem feito, as chances de demandas não planejadas surgirem são muito menores.
Conclusão
Como pudemos ver até aqui, o gerenciamento de stakeholders faz parte do escopo de gestão de projetos de uma empresa, especialmente no caso dos times de Produto. Isso porque o alinhamento é um pilar fundamental para qualquer negócio, considerando que cada profissional envolvido tem um papel importante na execução de iniciativas previstas no planejamento estratégico ou roadmap.
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