A matriz RACI é uma ferramenta utilizada para definição de responsabilidade e otimizações de resultados em projetos. Esse framework, bastante utilizado por times de Produto, é especialmente importante para a liderança na área, que precisa fazer um bom gerenciamento de pessoas e de processos.
Segundo o Panorama do Mercado de Product Management no Brasil 2021-22, 45,6% das pessoas entrevistadas disseram que suas lideranças têm uma visão razoavelmente clara de onde querem chegar. E, para que os líderes tenham foco e clareza sobre os projetos, é importante contar com ferramentas que auxiliem nesse processo, como a matriz RACI.
Por isso, no post de hoje, você vai saber:
- O que é Matriz RACI
- O que significa RACI
- Regras da matriz de responsabilidades
- Benefícios da Matriz RACI
- Como elaborar uma Matriz RACI
Boa leitura!
O que é Matriz RACI
A matriz RACI (também conhecida como matriz de responsabilidades) é um framework estratégico visual que envolve 4 elementos-chave em sua estrutura:
- Responsável
- Autoridade
- Consultado
- Informado
Esse modelo é muito utilizado pelos times de Produto e tecnologia em geral para organizar suas tarefas durante a execução de um determinado projeto, trazendo mais clareza a respeito do que deve ser feito, para economizar recursos e otimizar a produtividade.
Como documento visual, a matriz pode trazer uma estrutura como esta:
Agora que você já entendeu o que é esse framework, vamos conferir mais de perto qual a função de cada um dos elementos da matriz RACI. Vem ver!
O que significa RACI
RACI é uma sigla composta pela primeira letra de 4 papéis importantes para definir, delegar e executar responsabilidades em um determinado projeto:
- Responsável: é o pilar que corresponde às pessoas que farão determinada tarefa do projeto ou que estão envolvidas na execução de uma atividade. Neste caso, o responsável pode ser um profissional específico ou um grupo de profissionais que tem a função de fazer a gestão da tarefa e alcançar o resultado esperado com essa atividade.
- Aprovador/Autoridade: corresponde ao Project Owner ou ao Gerente de Projetos, que costuma atribuir as responsabilidades a cada membro do time. Essa pessoa também pode ficar responsável por tomar a decisão sobre o status do projeto ou de uma tarefa específica. Esse profissional também pode avaliar se o projeto cumpre as diretrizes estabelecidas e se pode ou não ser aprovado.
- Consultado: é o pilar que corresponde às pessoas especialistas que trarão um feedback em relação ao projeto, sem necessariamente estarem envolvidas na execução das atividades. Esses profissionais podem trazer informações valiosas para os responsáveis pela tarefa, otimizando os resultados do projeto.
- Informado: corresponde ao grupo de pessoas que devem ser informadas sobre o status do projeto ou de uma determinada tarefa, por exemplo, quando a atividade ou o projeto for finalizado.
Esses são os 4 papéis básicos da matriz RACI, mas outras funções também podem aparecer nos modelos existentes dessa estrutura, como:
- Reserva: o profissional que irá ficar no lugar da pessoa responsável, caso ela não consiga assumir a sua função pode algum motivo;
- Notificado: é a pessoa que é impactada pela atividade correspondente e que precisa ser notificada em relação à tarefa, porque sua função depende do progresso ou da conclusão dessa atividade;
- Criador: corresponde a quem cria a tarefa ou a necessidade para ela ser realizada, assim como pode estabelecer algumas diretrizes para a realização do projeto e sobre os resultados que devem ser alcançados.
- Gestor: é a pessoa que faz a gestão dos times e das tarefas e que pode aprovar ou não as atividades.
Regras da matriz de responsabilidades
É claro que, dependendo do time que for utilizar a matriz, seus elementos podem variar. Mas, no geral, há algumas regras valiosas que garantem a eficiência desse framework:
- Cada atividade que compõe a matriz precisa estar atrelada a alguma pessoa responsável e a uma pessoa que irá aprovar o processo;
- Cada atividade só pode ter uma pessoa aprovadora, mas o profissional responsável também pode ter a função de aprovar a tarefa;
- Por outro lado, é possível que uma mesma atividade tenha vários consultados e informados.
Além disso, se for necessário que uma tarefa tenha mais de uma pessoa responsável, as funções de cada profissional precisam estar muito claras, para não gerar confusão sobre o que deve ser feito.
Todas essas diretrizes são fundamentais para que o projeto seja executado sem desperdiçar recursos, duplicar funções ou causar desentendimentos entre as pessoas da equipe.
Benefícios da Matriz RACI
O framework é ideal para projetos complexos, que envolvem várias pessoas. Para Product Managers e lideranças de Produto, a Matriz RACI traz benefícios, como:
- Alinhar o time em relação às atividades que devem ser feitas;
- Definir responsabilidades de cada pessoa;
- Atualizar os profissionais sobre o progresso das tarefas;
- Antecipar e prevenir problemas que podem aparecer;
- Visualizar o tempo necessário para a execução da tarefa e o prazo de trabalho;
- Facilitar as tomadas de decisão na área, com base nos dados da matriz e na clareza trazida por essa estrutura;
- Otimizar os resultados de um projeto.
Além disso, essa estrutura traz clareza a respeito das funções e das responsabilidades das pessoas dentro e fora do time de Produto. A matriz RACI também permite identificar quando há problemas ou lacunas nas responsabilidades definidas.
Como elaborar uma Matriz RACI
Para elaborar uma matriz RACI, você precisa contar com uma ferramenta que auxilie na construção do modelo visual, como Excel, Google Sheets, Canva ou Figma. Há também alguns templates online no Miro que você pode baixar para montar sua matriz.
Já a Creately tem vários modelos da matriz no sistema para você utilizar e personalizar de acordo com suas preferências. A plataforma Monday, de gerenciamento de projetos, também tem modelos que podem ser utilizados pelos seus usuários.
Se você optar por criar o seu próprio template, no topo da matriz, inclua qual é a tarefa ou o projeto a ser executado. Além disso, é fundamental listar todas as pessoas envolvidas no projeto para, então, categorizá-las de acordo com os elementos da matriz de responsabilidades.
Também é importante listar as tarefas que precisam ser feitas para executar o projeto. Com a lista de pessoas e a lista de atividades, é hora de preencher a matriz com as informações levantadas.
A ideia é identificar cada pessoa (ou grupo de pessoas) com uma letra da matriz (ou com cores que correspondem a cada letra).
A matriz é uma espécie de tabela com uma linha para cada tarefa e uma coluna para cada letra do acrônimo. Mas esse modelo é variável e, se você preferir, pode incluir cada uma das letras em uma coluna correspondente, em vez de incluir cada letra em uma linha da tabela.
Depois de pronto, o documento pode ser compartilhado entre os membros do time e stakeholders envolvidos no projeto. Assim, você mantém todas as pessoas alinhadas em relação ao que está sendo feito. Além disso, esse arquivo também deve ser editável, para receber mudanças quando for necessário.
O que você achou da matriz RACI? Você viu como essa é uma importante ferramenta de liderança para times de Produto. E, como ela, existem outras estruturas que ajudam a enfrentar os desafios da área.
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