SIPOC é uma ferramenta muito utilizada para entender e mapear processos em uma empresa ou projeto. A palavra é um acrônimo derivado do inglês e significa Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas) e Customers (clientes).
Esses termos se referem a etapas comuns em um processo empresarial e a matriz SIPOC serve justamente para definir como esses processos funcionam e entender como melhorá-los.
Conheça em detalhes o que é o diagrama SIPOC, sua importância e benefícios, os desafios de usar essa ferramenta e como aplicar o SIPOC na prática.
O que é SIPOC?
A matriz SIPOC é uma ferramenta de documentação de processos baseada em cinco pilares, sendo eficiente para mapear e analisar de forma ampla os processos de uma organização, projeto ou departamento. Ela considera:
- Suppliers (fornecedores): refere-se às partes envolvidas no processo, responsáveis por fornecer as entradas para que ele ocorra.
- Inputs (entradas): são as informações, materiais ou recursos necessários para que um processo aconteça, é o que alimenta o processo.
- Process (processos): são os passos ou etapas que transformam as entradas em saídas, ou seja, a sequência exata de atividades realizadas para obter-se um resultado.
- Outputs (saídas): é o resultado das entradas após passar pelas etapas necessárias do processo. É o produto ou serviço gerado.
- Customers (clientes): são os usuários para quem o processo foi desenvolvido. São as pessoas interessadas que utilizarão o produto ou serviço gerado.
Nessa ferramenta, disposta em forma de colunas, a coluna central, que significa “processos”, é o ponto de partida para entender os outros elementos da matriz. A partir dela, é possível alimentar as demais colunas e mapear de forma clara os processos de uma empresa de acordo com seus objetivos.
A matriz SIPOC tem uma relação direta com a metodologia Six Sigma, e é muito utilizada no ciclo DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar), sendo usada na fase “Definir” desse processo.
Essa ferramenta proporciona uma visão geral e a definição clara de processos, servindo como base para análises futuras mais complexas e aprofundadas.
Qual a importância da matriz SIPOC?
A matriz SIPOC pode ser uma aliada muito importante para empresas que querem otimizar suas operações através da definição mais clara de processos.
Na Era Digital, em que as informações são tão dinâmicas e as mudanças muito rápidas, mapear processos é indispensável. Assim, o diagrama SIPOC pode ser a solução ideal para iniciar esse processo e começar a documentar e criar fluxos de trabalho mais coerentes.
Confira alguns benefícios da ferramenta SIPOC!
Visualização integral e clara dos processos
O SIPOC proporciona uma visualização integral e objetiva dos processos de uma empresa, departamento ou projeto. O diagrama criado com o SIPOC é muito visual e prático, e possibilita o acompanhamento de processos do começo ao fim, de ponta a ponta.
Com ele é possível definir quem fornece os insumos, informações e recursos para as entradas, cada etapa do processo e as saídas. Assim como, quem consome o produto ou serviço gerado a partir do processo.
Documentar tudo isso, possibilita uma maior compreensão de todas as etapas do processo, trazendo mais clareza e entendimento para as partes envolvidas.
Identificação de gargalos e problemas nos processos
O mapeamento de processos com a matriz SIPOC também ajuda a identificar gargalos e problemas no processo.
Uma vez que seu objetivo é definir e entender como um processo acontece, quaisquer erros ou problemas que estejam afetando determinada operação, podem ser identificados no momento em que se utiliza a matriz.
Ponto de partida para maior qualidade nas entregas
Assim como o SIPOC ajuda a identificar gargalos e problemas em um processo, a ferramenta também serve como um excelente ponto de partida para aprimorar a qualidade das entregas.
Esse diagrama é comumente usado para definir e analisar processos de maneira mais superficial e fornece a base sólida para uma investigação mais detalhada e aprofundada dos processos.
Quais os desafios de utilizar a SIPOC?
Apesar de ser muito recomendada para o mapeamento de processos, a matriz SIPOC também apresenta alguns desafios e limitações. Confira a seguir alguns deles!
Superficialidade
A superficialidade do diagrama SIPOC é um dos maiores desafios de usar essa ferramenta.
Isso acontece porque, apesar de trazer uma visão clara dos processos e uma compreensão de como eles ocorrem, esse diagrama pode ser muito superficial quando precisa-se analisar detalhes do processo.
Assim, é muito comum precisar aliar a matriz SIPOC a outras ferramentas de mapeamento de processos que ofereçam uma análise mais aprofundada.
Compreensão incompleta
Outro desafio de usar esse diagrama é a dificuldade em conseguir detalhar os processos, ou conseguir informações corretas.
Isso leva à uma compreensão incompleta dos processos, uma vez que, muitas vezes, há a dependência de outras partes para a obtenção dessas informações.
Definição de limites
Em processos muito integrados ou que sejam de alta complexidade, envolvendo diversos segmentos de uma empresa ou que tenham muitas interdependências, por exemplo, pode ser desafiador aplicar a matriz SIPOC.
Nesse caso, a dificuldade está em entender e definir os limites, e saber onde começam e onde terminam os processos.
Como aplicar a ferramenta SIPOC?
A aplicação do diagrama SIPOC é bastante visual, fornecendo uma visão clara das etapas de definição de processos.
Essa ferramenta é dividida em cinco colunas, que referem-se a cada letra do acrônimo SIPOC e podem ser entendidas como etapas de aplicação dessa ferramenta. São elas:
- Definição de processos
- Definição dos fornecedores
- Preenchimento das entradas
- Preenchimento das saídas
- Definição dos clientes
Assim, para usar a ferramenta SIPOC, basta escrever cada coluna em um papel e preencher com as informações necessárias.
Acompanhe em detalhes os passos para fazer isso!
Definição de processos
Normalmente, começa-se o diagrama SIPOC pela coluna do meio, isto é, a coluna de “P” de processos, identificando os processos que precisam ser mapeados.
Assim, após entender que tipo de mapeamento você está fazendo, comece a definir quais são os processos envolvidos, deixando claro cada etapa necessária para alcançar o resultado.
Por exemplo, suponha que você está mapeando processos na área de desenvolvimento de produtos, alguns processos definidos poderiam ser:
- Prototipação de uma funcionalidade;
- Testar uma funcionalidade;
- Revisar código.
Dentro de cada processo, existem as tarefas ou sub etapas necessárias para que o processo ocorra.
No exemplo “prototipar uma funcionalidade”, as tarefas necessárias para completar esse processo podem ser:
- Coletar requisitos para a criação do protótipo;
- Desenvolver esboços iniciais da interface do usuário;
- Criar o protótipo;
- Validar o protótipo;
- Testar o protótipo da funcionalidade;
- Fazer iterações;
- Lançar o protótipo da funcionalidade.
Definição dos fornecedores
A partir da definição de qual processo você está mapeando, pode-se pensar em quem são os fornecedores (Suppliers) dele.
Isso significa identificar os responsáveis por alimentar as entradas para que o processo ocorra.
Vale lembrar que fornecedores não são apenas empresas ou pessoas externas, como também podem ser equipes internas que fornecem inputs para um processo.
Ainda usando o exemplo acima, poderíamos dizer que os fornecedores do processo de prototipação de uma funcionalidade é o time de desenvolvimento do produto, como pessoas designers UX e UI ou desenvolvedores de software.
É importante destacar que os fornecedores, muitas vezes, estão relacionados e são fundamentais para fornecer as entradas necessárias para que o processo aconteça de forma clara. Porém, isso também aumenta as interdependências dos processos e os tornam mais complexos.
Preenchimento das entradas
Em seguida, partimos para a etapa das entradas (Inputs), que são as informações, recursos, materiais e tudo que é necessário para que o processo aconteça.
Então, seguindo o exemplo anterior, na prototipação as entradas podem ser os requisitos determinados para criar a funcionalidade, as ferramentas de desenvolvimento necessárias para criar o protótipo ou até dados coletados dos usuários.
Com essas entradas, será possível desenvolver os processos e as atividades necessárias para que as entradas se tornem saídas, ou seja, o resultado do processo.
Preenchimento das saídas
Já as saídas (Outputs) são os resultados das entradas, após passar pelas etapas do processo definido. Assim, no exemplo de prototipação de uma funcionalidade, podemos dizer que a saída seria o protótipo da funcionalidade em si.
Definição dos clientes
Já na etapa de definição dos clientes, o “C” da matriz, destaca-se os interessados no resultado do processo.
Então, seguindo a linha de raciocínio que estamos utilizando, poderíamos dizer que os clientes que podem se beneficiar do processo ou utilizá-lo após a saída, ou “output”, são por exemplo, os stakeholders do produto, Product Managers, ou o próprio time de desenvolvimento.
Conclusão
Como você pode acompanhar, a ferramenta SIPOC ajuda a trazer uma compreensão maior de como ocorrem os processos em uma empresa ou projeto.
A aplicação desse diagrama determina desde os fornecedores, entradas e saídas, até os processos em si e os usuários que se beneficiam deles, promovendo uma visão integral dos processos.
Se você tem encontrado dificuldade em definir e mapear processos dentro do seu contexto profissional, a matriz SIPOC pode ser uma excelente opção para começar a ter uma clareza maior dos seus processos.
Agora você já sabe como funciona, seus benefícios e como implementá-la, e poderá discutir com a sua equipe a possibilidade de aplicá-la ao seu contexto de trabalho para aprimorar processos.
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