A metodologia 5S é uma ferramenta de gestão originária do Japão, amplamente utilizada para organizar, limpar e otimizar ambientes de trabalho. Seu nome vem dos cinco sensos japoneses: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
A prática tem sido adotada por empresas de diferentes portes e segmentos que desejam conquistar máxima eficiência operacional e manter-se competitivas, inovadoras e criativas.
Neste artigo, você vai conhecer a origem, a aplicação e os benefícios da metodologia 5S. Boa leitura!
O que é metodologia 5S?
O 5S é uma metodologia japonesa baseada em cinco principais conceitos: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalização) e Shitsuke (disciplina). Seu objetivo é manter os setores e níveis estruturais de uma empresa operando com máxima eficiência, organização, padronização e limpeza.
Dessa forma, a metodologia 5S pode proporcionar um ambiente de trabalho mais tranquilo para os colaboradores, que, com o tempo, tornam-se mais dispostos, satisfeitos e produtivos.
Portanto, pode-se dizer que ambos os lados saem ganhando: tanto a empresa quanto os colaboradores.
Qual é a origem do método 5S?
Após o fim da Segunda Guerra Mundial, surgiu a metodologia 5S com a intenção de reerguer o país como nação, especialmente devido aos ataques atômicos a Hiroshima e Nagasaki, e, claro, promover avanços econômicos.
Não à toa, hoje, o Japão é a 4ª maior economia mundial, atrás da Alemanha, China e Estados Unidos.
Na época, inclusive, as indústrias japonesas foram reestruturadas com base no aprimoramento dos princípios de controle de qualidade dos Estados Unidos. Desse modo, nasceu a definição de qualidade japonesa, também conhecida como Controle de Qualidade Total (CQT).
Inicialmente, o 5S era restrito ao gerenciamento de processos, com o objetivo de assegurar a qualidade do produto final, reduzir desperdícios e solucionar problemas de forma eficaz. No entanto, por ser uma metodologia eficiente e simples de aplicar, acabou se expandindo para outros contextos, tanto corporativos quanto individuais.
Por isso, é amplamente utilizada por empresas, indústrias, escolas e até por indivíduos que buscam uma rotina disciplinada.
O que significa cada “S” da metodologia 5S?
Cada “S” da metodologia 5S representa um princípio dentro do fluxo organizacional, com objetivos claros e exemplos práticos. Entenda mais a seguir.
Seiri (utilização)
A partir do Seiri, é possível identificar ferramentas, recursos institucionais, documentos, arquivos e até itens de escritório que não são mais utilizados e apenas ocupam espaço. Como consequência disso, acabam por gerar gastos desnecessários.
Quem nunca guardou documentos fiscais antigos em gavetas, máquinas, cartuchos vazios ou equipamentos quebrados, não é mesmo? Mas, com base na premissa de manter apenas o que é útil no dia a dia, a ideia de Seiri é realizar uma limpeza profunda, eliminando tudo o que não serve mais.
Seiton (organização)
Seiton é o princípio da organização. Trata-se do momento de colocar tudo em seu devido lugar. Ninguém merece trabalhar em um escritório desorganizado, certo?
Uma dica é organizar seus arquivos, fazer uma limpeza na caixa de e-mails, nas ferramentas e nos objetos, além de manter à mão apenas o que você mais utiliza no dia a dia. Pode ter certeza de que um ambiente de trabalho organizado contribui para a saúde mental, comportamental e para a produtividade das equipes.
Seiso (limpeza)
Embora a maioria das empresas conte com uma equipe de limpeza, os colaboradores também têm a responsabilidade de contribuir para a manutenção do local de trabalho. Também devem ser responsáveis por organizar seus próprios objetos, cuidar dos equipamentos e conservar os sistemas e ferramentas de uso coletivo.
Apesar de parecer um conceito simples, a limpeza pode ser desafiadora em alguns contextos organizacionais. Por isso, vale a pena conscientizar as equipes e, se necessário, investir em treinamentos.
Seiketsu (padronização)
No Seiketsu, os procedimentos definidos nos três conceitos anteriores devem ser padronizados. As boas práticas geram resultados quando aplicadas de forma consistente no dia a dia.
Para que a padronização seja eficaz, os gestores devem criar organogramas baseados nos diversos processos da empresa. Com o tempo, essas práticas se integrarão automaticamente à rotina dos colaboradores, tornando-se um hábito.
Shitsuke (autodisciplina)
O Shitsuke é a última etapa e consiste na manutenção de todas as práticas da metodologia 5S. Seu sucesso depende diretamente do comprometimento dos colaboradores e gestores.
É importante investir em campanhas de conscientização que reforcem os padrões éticos e morais de cada pessoa. À medida que os benefícios se tornam visíveis, promover a autodisciplina se torna mais fácil.
Quais os principais benefícios da metodologia 5S?
Você pode já ter uma ideia dos benefícios com base nos conceitos de cada princípio da metodologia 5S. Adiantamos: eles não se limitam à produtividade ou ao engajamento dos colaboradores — vão muito além. Confira!
Otimização de operações
Quando o ambiente está em ordem, as atividades de diferentes áreas da empresa são otimizadas em todos os níveis e setores.
Sem dúvida, os colaboradores passam a ter melhores condições de trabalho, o que contribui para o desenvolvimento individual e em equipe.
Maior produtividade
A implementação do método 5S, focado no controle de qualidade, aumenta a produtividade.
Com ferramentas e processos adequados, os colaboradores ganham mais autonomia para realizar suas atividades, enquanto a empresa obtém maior eficiência tanto na produção quanto nas entregas.
Segurança no trabalho
A organização do ambiente de trabalho é essencial para que os colaboradores atuem com segurança, minimizando o risco de acidentes.
Busca pela melhoria contínua
Graças ao Seiketsu e Shitsuke, as melhorias implementadas são mantidas a longo prazo. A fiscalização e a supervisão, aliadas ao suporte aos colaboradores, garantem resultados consistentes para a empresa.
Assim, a metodologia 5S contribui não apenas para melhorias operacionais, mas também para promover uma mudança cultural e estrutural.
Passo a passo para implementar a metodologia 5S
Se você ainda tinha dúvidas sobre adotar ou não a metodologia 5S, agora pode considerá-la. A seguir, apresentamos o passo a passo para sua implementação.
Forme uma equipe
O primeiro passo é formar uma equipe de liderança que possa orientar os demais colaboradores na implementação, na manutenção e na aplicação diária da metodologia 5S.
Escolha profissionais que acreditem no potencial da metodologia, pois o empenho deles será fundamental para inspirar e incentivar a mudança necessária para o sucesso.
Monte a infraestrutura
Ao planejar a infraestrutura para a metodologia 5S, considere o que contribuirá para sua eficiência e desempenho.
Forme equipes dentro da liderança para serem responsáveis pela comunicação, treinamento, orientação e outras demandas dos colaboradores.
Aplique a metodologia
Agora é hora de colocar a metodologia 5S em ação! Com as equipes formadas e alinhadas sobre os próximos passos, inicie projetos-pilotos para avaliar o nível de satisfação e engajamento dos colaboradores.
Escolha áreas e departamentos em que a implementação seja mais simples para servir como base de treinamento e motivação para a equipe. Não tenha pressa, a implementação é feita gradualmente.
Construa um manual
O manual de boas práticas orientará os próximos projetos, com base na etapa anterior. Lembre-se: não trate o manual como definitivo.
Ele deve ser sujeito a revisões, sugestões e melhorias conforme você observa quais práticas funcionam melhor ou precisam de ajustes. Nesse momento, é importante incentivar os colaboradores a participar e abraçar o programa 5S.
Faça acompanhamentos
Por último, é fundamental acompanhar os primeiros resultados para determinar o que deve ser mantido ou ajustado. Monitorar a aplicação e a aceitação da metodologia 5S é indispensável para alcançar os resultados e metas estabelecidos.
Além disso, forneça feedbacks, compartilhe o progresso com os colaboradores e comunique quaisquer mudanças.
A metodologia 5S é uma das melhores maneiras de construir um ambiente de trabalho organizado, motivar os colaboradores, otimizar processos e manter a segurança na empresa. Se você ainda não a conhecia, considere implementá-la!
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