Poka Yoke é uma popular ferramenta criada, inicialmente, para a gestão de qualidade e a prevenção de erros em processos industriais. Mas ela vai além da área de produção.
Essa metodologia também tem sido implementada em outros processos de negócios. Tem se mostrado efetiva para prevenir erros e produzir resultados mais satisfatórios.
Acompanhe a leitura para saber o que é Poka Yoke, os principais tipos, como implementar a metodologia, desafios na aplicação, diferenças para outros métodos e como maximizar os benefícios dessa abordagem.
O que é Poka Yoke?
Poka Yoke é uma metodologia de gestão de qualidade criada ainda na década de 1960. O termo deriva do japonês e, em tradução, significa “à prova de erros”.
O conceito foi criado por Shigeo Shingo, um engenheiro industrial japonês da Toyota Motor Corporation. Mais tarde, diante da sua efetividade, foi implementado ao Sistema Toyota de Produção.
O objetivo principal é detectar possíveis erros humanos nos processos produtivos e resolvê-los antecipadamente, antes de se tornarem um problema no produto ou serviço final.
Assim, é uma metodologia ativa que busca não só controlar a qualidade dos processos produtivos, como também:
- reduzir custos no processo;
- aumentar a eficiência operacional;
- evitar retrabalhos e desperdícios;
- aumentar o nível de satisfação com o resultado final; entre outros.
Principais tipos de Poka Yoke
Uma maneira de entender melhor como essa metodologia funciona na prática, é entender os tipos de Poka Yoke. As principais formas de identificar erros no processo e resolvê-los são por meio do Poka Yoke de Prevenção e do Poka Yoke de Detecção.
Poka Yoke de Prevenção
Os Poka Yoke de Prevenção, como o nome sugere, são projetados para antecipar e evitar que erros aconteçam em um processo. O objetivo é justamente bloquear qualquer possibilidade de erro antes mesmo que ele ocorra.
Por exemplo, ao preencher um formulário, se o usuário não inserir os dados obrigatórios para completar a tarefa, o sistema não completará a ação.
Outro exemplo é a autenticação em dois fatores. Se o usuário não inserir os dois tipos de autenticação (como uma senha e um código enviado por e-mail), não conseguirá acessar determinado sistema.
Poka Yoke de Detecção
Já o Poka Yoke de Detecção baseia-se na ideia de identificar erros que já estão acontecendo. Porém, são falhas que ainda podem ser corrigidas antes de causar danos ou defeitos. Divide-se nas categorias de controle e advertência.
No controle, o sistema para até que ocorra a correção do erro. Já na advertência, o sistema continua, mas manda alertas para que o usuário possa consertar o problema.
Por exemplo, no contexto de marketing e vendas, sistemas de CRM têm a capacidade de identificar contatos duplicados em processos de captação de leads. Eles alertam os profissionais que gerenciam esse processo para repensarem as estratégias e os esforços investidos.
Outro exemplo são os carros automáticos que não permitem que o motor seja desligado se a marcha não estiver em determinada posição (geralmente no “P”, por exemplo). Ou não permitem trancar o carro ao sair se a chave estiver dentro do veículo.
Como implementar o Poka Yoke?
Para implementar o Poka Yoke, é importante considerar o contexto de cada empresa em essa metodologia será aplicada. Assim é possível entender as necessidades de cada negócio.
Acompanhe algumas etapas essenciais nesse processo!
Análise do processo e identificação de pontos críticos
Antes de qualquer implementação, é fundamental analisar o processo produtivo em questão, identificar os pontos críticos e entender onde os erros acontecem. O mapeamento do processo ajudará a trazer clareza sobre o que precisa de ajustes para aumentar a eficiência operacional e reduzir os erros humanos e desperdícios.
Nesse processo, vale a pena analisar diagramas de fluxos e mapas processuais da empresa para investigar as possíveis causas diante dos dados coletados.
Ao identificar os erros que precisam ser eliminados, o próximo passo é entender como e por quê eles acontecem.
Depois, vamos pensar em estratégias para eliminá-los. Ferramentas como 5 Porquês ou o Diagrama de Ishikawa podem auxiliar na descoberta da causa raiz dos erros.
Desenvolvimento de soluções
A partir da identificação dos erros, gera-se soluções de Poka Yoke que fazem sentido para os problemas do negócio. O brainstorming de ideias é um recurso eficiente para levantar hipóteses, soluções e tomar decisões mais adequadas para o projeto.
Nessa etapa define-se, também, o tipo de Poka Yoke a ser implementado, baseando-se nos problemas encontrados.
Com base nas necessidades, definimos se será necessário usar soluções de Prevenção e criar mecanismos ou sistemas que impeçam que o erro aconteça. Ou se mecanismos de Detecção são suficientes para reparar os erros do processo.
Além disso, vale criar protótipos dos mecanismos e testá-los antes da implementação. Essa pode ser uma forma de entender se as funcionalidades são eficazes na resolução dos erros do processo produtivo.
Implementação e treinamento
Após criar o projeto, podemos partir para a implementação efetiva das soluções. Nesse processo, é importante envolver os profissionais que estarão em contato direto com essas mudanças.
É interessante oferecer o treinamento adequado para manejar as alterações feitas. A criação de guias, manuais e materiais educativos e ilustrativos, além do suporte para o esclarecimento de dúvidas, é crucial nesse processo.
Além disso, vale ressaltar que a implementação de dispositivos ou soluções de Poka Yoke pode ser gradual. Podemos começar pelos pontos críticos e depois expandir para outros processos.
Isso também ajudará a garantir que os profissionais consigam internalizar as mudanças com mais eficiência.
Monitoramento
Outro passo essencial é o monitoramento contínuo das soluções de Poka Yoke.
Nessa etapa, deve-se fazer a análise de desempenho das soluções e a aplicação de medidas para reparar ou aprimorar qualquer erro no processo, garantindo sua eficiência em longo do tempo.
Principais desafios na implementação do Poka Yoke
É fato que essa é uma metodologia eficiente para garantir a qualidade de processos produtivos. Mas as empresas podem encontrar alguns desafios na implementação do Poka Yoke. Veja.
Dificuldade de adaptação
Inicialmente, pode ser difícil adaptar a cultura organizacional existente às mudanças propostas pela metodologia. Algumas formas de contornar esse desafio são:
- fornecer conhecimento e treinamento adequados;
- manter uma comunicação aberta com os colaboradores;
- engajar as equipes nessas mudanças.
Integração com outros sistemas
Pode ser desafiador integrar as mudanças do Poka Yoke a outros sistemas. Principalmente, em organizações com grande diversidade de tecnologias ou processos obsoletos.
Para lidar com esse desafio, é fundamental fazer um mapeamento detalhado e preciso de processos e sistemas da empresa. Também vale criar protótipos e realizar testes para validar as soluções antes de implementá-las.
Como o Poka Yoke se compara com outras abordagens de gestão de qualidade?
O Poka Yoke é uma abordagem muito efetiva na prevenção de erros e detecção de defeitos no processo produtivo. Mas qual é a diferença entre essa metodologia e outras abordagens de gestão de qualidade? Confira!
Poka Yoke vs. Six Sigma
Uma comparação muito comum é entre Poka Yoke e Six Sigma. As duas metodologias são valiosas, mas diferem em seus objetivos principais e abordagens.
O Poka Yoke é mais focado em identificar erros e preveni-los de forma prática, direta e intuitiva. O Six Sigma baseia-se em uma abordagem mais analítica e sistemática, envolvendo análises estatísticas mais complexas e profundas.
Assim, implementamos o Poka Yoke com mais rapidez e menos custos para oferecer resultados mais imediatos. Contudo, pode não ser capaz de resolver problemas muito complexos ou sistêmicos.
Já o Six Sigma, é mais caro e demorado de implementar. Porém, tende a oferecer resultados mais significativos em relação à eficiência e qualidade.
Poka Yoke vs. Lean Manufacturing
Entre Poka Yoke e Lean Manufacturing, podemos considerar que essas duas metodologia são complementares. A diferença principal está na maneira holística que a metodologia Lean Manufacturing utiliza para reduzir desperdícios em todo o processo produtivo.
Assim, quando agregadas, as duas metodologias podem beneficiar uma empresa significativamente no que se refere à melhoria da qualidade e dos processos. Também à redução de erros e falhas humanas, tanto em pontos específicos, como em todas as etapas produtivas.
Como maximizar os benefícios do Poka Yoke?
Para potencializar os benefícios dessa metodologia, uma empresa pode adotar várias práticas. Confira.
Usufruir de recursos tecnológicos
Uma forma de maximizar os benefícios do Poka Yoke é usufruir de recursos tecnológicos. São softwares e ferramentas que ajudam a automatizar processos, detectar erros com mais facilidade e corrigi-los imediatamente.
Por exemplo, softwares de alertas e notificações em tempo real ou CRM, entre outros sistemas empresariais que detectam possíveis erros e sinalizam para os profissionais certos.
Envolver as equipes na implementação
Como mencionado, os profissionais precisarão de treinamento para entender as mudanças propostas pelo Poka Yoke. Porém, envolvê-los em todo o processo de implementação pode otimizar os resultados e a adesão às mudanças, aumentando a eficácia das soluções.
Nas sessões de brainstorming, vale envolver profissionais de todos os níveis para levantar possíveis soluções. isso pode engajar ainda mais a equipe e aumentar a aceitação das mudanças.
Monitorar continuamente os processos
Para melhorar ainda mais o monitoramento das soluções de Poka Yoke, a empresa pode implementar relatórios de desempenho e programas de manutenção periódicos.
Outra forma de potencializar o monitoramento é adotar ciclos de PDCA (Plan-Do-Check-Act). Eles são úteis para analisar o feedback e a coleta de dados e melhorar as soluções com base em dados.
Otimize a gestão de qualidade dos seus processos com a PM3
A metodologia Poka Yoke é uma excelente maneira de garantir a qualidade de processos produtivos de forma direta, rápida e eficaz.
Agora você já sabe como implementar essas soluções em um negócio, otimizar a gestão de qualidade de processos, produtos e serviços de uma organização, e prevenir erros e falhas humanas com eficiência.
Se você quiser se aprofundar ainda mais na gestão de negócios, as Sprints de Negócios da PM3 são ideais para alavancar sua empresa e aprender as melhores práticas para gerenciar organizações de alta performance.
