Técnicas de priorização para Product Managers: o que e como priorizar?

No dia a dia de desenvolvimento de um produto, é normal lidar com diversas demandas, principalmente quando se trata de um produto digital em estágio de produção, onde há efetivamente pessoas o utilizando e sendo impactadas por ele.

Dependendo do estágio no qual o produto se encontra, o tamanho do impacto gerado por ele e a quantidade de pessoas que o utilizam, essas demandas surgirão de forma mais frequente. Isso acontece inclusive com aquelas que não foram inicialmente mapeadas, afinal, expectativas, desejos e necessidades dos usuários e dos stakeholders sempre vão existir e influenciar o processo.

Neste artigo, você vai entender melhor sobre priorização e sua importância e impacto no dia a dia de Produto, assim como quais frameworks serão os seus aliados nesse desafio. Boa leitura!

Por que saber priorizar é importante para Product Managers?

A necessidade de priorizar vem de um fato muito simples: nós não temos recursos suficientes para trabalhar em tudo o que queremos e podemos criar. Portanto, precisamos utilizar processos para entender não só os conjuntos, mas também a sequência de oportunidades que devem ser exploradas e disponibilizadas no produto para agregar mais valor aos usuários a cada momento, dadas as restrições.

Quando uma nova demanda é identificada a partir de uma necessidade, desejo ou expectativa, há algumas perguntas iniciais a serem respondidas que poderão te dar um direcionamento mais assertivo sobre como lidar com ela:

Será que consigo atender a esse pedido (seja de um usuário ou de um stakeholder) com o tempo e os recursos que o time tem disponíveis?

Essa é a coisa mais importante que eu deveria fazer com o meu tempo, o tempo do time e os meus recursos nesse momento?

Como podemos saber se isso é valioso? Quão valioso isso realmente é? Valioso para quem?

Qual impacto de atender essa demanda para o negócio e produto? Esse impacto é maior do impacto das oportunidades e demandas priorizadas agora?

Como identificar e avaliar a importância das demandas de produto em relação aos recursos disponíveis?

Identificar e avaliar a importância das demandas de produto é essencial para garantir que os recursos disponíveis sejam alocados de maneira eficaz e estratégica. Aqui estão algumas etapas que podem ajudar nesse processo:

Análise das demandas: O primeiro passo é realizar uma análise detalhada de todas as demandas existentes. Isso pode incluir solicitações de usuários, requisitos do produto, feedbacks de clientes e necessidades dos stakeholders.
Avaliação do impacto: Em seguida, é importante avaliar o impacto de cada demanda no produto e no negócio como um todo. Isso pode ser feito considerando fatores como o potencial de geração de receita, o alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa e a satisfação do cliente.
Priorização com base nos recursos disponíveis: Uma vez que o impacto de cada demanda tenha sido avaliado, é necessário considerar os recursos disponíveis, como tempo, equipe e orçamento. Isso ajudará a determinar quais demandas podem ser atendidas dentro das restrições existentes.
Uso de frameworks de priorização: Utilizar frameworks de priorização, como a Matriz RICE, o Modelo Kano ou o Método MoSCoW, pode ser útil para classificar e ordenar as demandas com base em critérios específicos, como esforço necessário, impacto esperado e urgência.
Revisão contínua: A priorização das demandas de produto não é um processo estático e deve ser revisada regularmente à medida que novas informações e mudanças no contexto surgem. Manter uma abordagem flexível e adaptável é fundamental para garantir que os recursos sejam alocados da melhor forma possível.

Ao seguir essas etapas e adotar uma abordagem sistemática para identificar e avaliar a importância das demandas de produto em relação aos recursos disponíveis, os Product Managers podem tomar decisões mais informadas e estratégicas, maximizando o valor entregue pelo produto.

Como garantir que as expectativas dos stakeholders sejam adequadamente gerenciadas durante o processo de priorização?

O gerenciamento eficaz das expectativas dos stakeholders é fundamental para o sucesso do processo de priorização de demandas de produto. Aqui estão algumas estratégias para garantir que as expectativas sejam gerenciadas de forma adequada:

Comunicação transparente

Estabeleça uma comunicação aberta e transparente com os stakeholders desde o início do processo de priorização. Explique claramente os critérios e as razões por trás das decisões de priorização, garantindo que todos entendam os motivos por trás das escolhas feitas.

Envolvimento dos stakeholders

Envolver os stakeholders ativamente no processo de priorização pode ajudar a garantir que suas preocupações e perspectivas sejam consideradas. Realize reuniões regulares para discutir as demandas e solicitar feedback, permitindo que os stakeholders contribuam para o processo de tomada de decisão.

Definição de expectativas realistas

Estabeleça expectativas realistas em relação ao que pode ser alcançado dentro das restrições de recursos existentes. Discuta abertamente as limitações de tempo, equipe e orçamento, e explique como essas limitações podem afetar o escopo e o cronograma do projeto.

Foco nos resultados

Concentre-se nos resultados e no valor agregado ao priorizar as demandas de produto. Destaque como as escolhas de priorização estão alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa e como elas contribuirão para o sucesso do produto a longo prazo.

Gestão proativa de conflitos

Esteja preparado para lidar com possíveis conflitos de interesse entre diferentes stakeholders. Antecipe e resolva quaisquer disputas ou divergências de opinião de forma construtiva, buscando alcançar um consenso que beneficie o produto como um todo.

Feedback contínuo

Solicite feedback contínuo dos stakeholders durante todo o processo de priorização. Esteja aberto a ajustes e revisões com base no feedback recebido, demonstrando que as opiniões e preocupações dos stakeholders são valorizadas e levadas a sério.

Quais ferramentas usar para priorizar demandas de Produto?

Nem sempre é fácil responder às perguntas iniciais, seja por falta de clareza ou insumos. Por isso, existem diversas ferramentas que ajudam a trazer a visibilidade e clareza necessária para que a pessoa Product Manager busque essas respostas, e entenda o real impacto vs. esforço ao implementar novas funcionalidades.

As mais conhecidas e utilizadas são:

Quais são as etapas práticas para aplicar os diferentes frameworks de priorização?

A aplicação eficaz de diferentes frameworks de priorização requer uma abordagem estruturada e metodológica. Aqui estão algumas etapas práticas que podem ser seguidas para aplicar esses frameworks:

Compreensão dos critérios de priorização

Antes de aplicar qualquer framework, é essencial compreender os critérios de priorização relevantes para o produto ou projeto. Isso pode incluir fatores como valor para o cliente, impacto no negócio, esforço necessário para implementação, urgência e viabilidade técnica.

Seleção do framework apropriado

Escolha o framework de priorização mais adequado com base nos objetivos do projeto, no contexto específico e nos critérios de priorização identificados. Considere fatores como complexidade, escala e familiaridade da equipe com o framework escolhido.

Coleta de dados e informações relevantes

Reúna dados e informações relevantes sobre as demandas de produto ou projetos a serem priorizados. Isso pode incluir feedback do cliente, métricas de desempenho, requisitos de negócios e insights de mercado.

Aplicação do framework escolhido

Siga as diretrizes e instruções do framework escolhido para avaliar e classificar as demandas com base nos critérios de priorização definidos. Isso pode envolver a atribuição de pontuações, rankings ou categorias específicas para cada demanda.

Análise e revisão dos resultados

Analise os resultados gerados pelo framework de priorização e revise-os conforme necessário. Identifique padrões, tendências ou inconsistências nos dados e leve em consideração o feedback da equipe e dos stakeholders.

Tomada de decisão colaborativa

Envolver a equipe e os stakeholders na tomada de decisão final é fundamental para garantir a aceitação e o alinhamento em torno das prioridades estabelecidas. Realize discussões e revisões para chegar a um consenso sobre as demandas prioritárias.

Ajustes e iteração

Esteja preparado para ajustar e iterar o processo de priorização conforme necessário com base no feedback e nos resultados obtidos. A melhoria contínua é essencial para garantir a relevância e eficácia do processo de priorização ao longo do tempo.

Perguntas frequentes sobre priorização em Product Management

Como posso envolver meu time na priorização de tarefas e projetos?

Envolver seu time na priorização pode ser crucial para garantir o alinhamento e o engajamento de todos. Uma maneira eficaz é realizar workshops colaborativos onde todos podem expressar suas opiniões e preocupações.

Utilizar frameworks de priorização, como MoSCoW ou Matriz de Eisenhower, pode ajudar a estruturar essas discussões. Além disso, manter uma comunicação aberta e transparente sobre as razões por trás das prioridades estabelecidas pode aumentar a aceitação e a motivação da equipe.

Quais são os sinais de que estou priorizando de maneira inadequada?

Existem vários sinais que podem indicar que sua priorização não está sendo eficaz. Alguns deles incluem:

Baixa moral da equipe: Se a equipe está constantemente frustrada ou desmotivada, pode ser um sinal de que as prioridades não estão claras ou são frequentemente alteradas.
Atrasos frequentes: Se os prazos são constantemente perdidos, pode ser um indicativo de que as prioridades não estão bem definidas ou realistas.
Falta de progresso em metas estratégicas: Se a empresa não está avançando em direção aos seus objetivos de longo prazo, isso pode ser um sinal de que as prioridades diárias não estão alinhadas com a estratégia geral.
Sobrecarga de trabalho: Se a equipe está constantemente sobrecarregada e lutando para concluir tarefas, pode ser necessário reavaliar o que realmente é prioritário.

Como posso medir o impacto das decisões de priorização no desempenho do produto?

Medir o impacto das decisões de priorização é essencial para garantir que os esforços estão sendo direcionados corretamente. Algumas formas de medir esse impacto incluem:

KPIs e métricas: Estabelecer e monitorar KPIs (Key Performance Indicators) específicos, como tempo de entrega, satisfação do cliente, retenção de usuários e crescimento da receita.
Feedback do cliente: Coletar regularmente feedback dos clientes pode fornecer insights valiosos sobre como as mudanças e melhorias estão sendo percebidas.
Análise de dados: Utilizar ferramentas de análise para acompanhar o comportamento do usuário e identificar tendências e padrões que possam indicar o sucesso ou falha das iniciativas priorizadas.
Revisões e retrospectives: Realizar revisões periódicas e retrospectivas com a equipe para avaliar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado, ajustando as prioridades conforme necessário.

Recomendações finais

Não se esqueça: só quando nos permitimos parar de tentar atender todas as demandas de uma só vez e identificamos o que é valoroso e crucial para o produto naquele momento, é que conseguimos oferecer nossa contribuição máxima àquilo que realmente importa.

Por isso, vale deixar aqui algumas recomendações que você precisa manter consigo durante o seu trabalho em Produto quando se trata de priorização:

Não deixe de ter uma definição prática dos objetivos;
Tenha clareza dos recursos disponíveis;
Use ferramentas para auxiliar você e seu time nesse processo;
Faça a gestão das expectativas dos seus stakeholders para obter sucesso.

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