Com a disseminação da disciplina de Program Management nas empresas, é cada vez mais comum essa dúvida: “O que faz um Program Manager?, “Como esse papel se relaciona com outras áreas?”, “O que é preciso para ser um Program Manager?”. Várias dessas respostas ainda estão em construção, mas nesse artigo pretendo compartilhar minha percepção nesses anos trabalhando no papel.
O que faz a pessoa Program Manager?
Uma pessoa que atua como Gerente de Programas, trabalha diariamente em 3 pilares:
- Foco estratégico;
- Acompanhamento e visibilidade da entrega de valor;
- Promoção de eficiência do processo.
Como já discutido neste artigo, o programa é um artefato estratégico, que busca garantir a entrega de valor para usuários e o sucesso dos objetivos do negócio, a partir da eficiência da execução de iniciativas e projetos, garantindo visibilidade dos fluxos de trabalho, bem como transparência e comunicação das partes envolvidas.
Vale ressaltar que o papel de Program Manager não é necessariamente um papel do contexto de tecnologia, havendo espaço para Program Managers em Ops, People ou quaisquer outras áreas que queiram garantir coordenação e eficiência de projetos em diferentes times.
Porém, independente da área, existem atividades diárias, o business as usual do papel, que não varia, como por exemplo:
- Alinhamento do foco estratégico, garantindo que todas as partes envolvidas estão na mesma página sobre objetivos, valor e métricas de sucesso;
- Definições em torno do plano de Delivery, mapeando milestones e potenciais entregas de valor que vão guiar o timing do programa;
- Acompanhamento dos times responsáveis pelo Delivery, para entender riscos e bloqueios, e ajudar nas definições dos planos de ação para mitigá-los, e escalando de forma ágil quando necessário;
- Mapeamento de dependências técnicas ou de negócio, visando garantir a efetividade das comunicações entre times e a sinergia para garantir o sucesso do plano;
- Gestão de stakeholders, garantindo visibilidade do status do Delivery e previsibilidade sobre os milestones, ajudando a gerir expectativas e mantendo o engajamento em torno do programa;
- Gestão de mudança, executando um plano de comunicação para todas as partes envolvidas, antecipando documentações e agendas em formatos síncronos e assíncronos;
- Identificação de gargalos no processo e sugestão de melhorias, potencializando entregas enxutas e minimizando retrabalhos;
- Identificação de necessidades de budget e capacity, garantindo clareza de cenários sobre o impacto das pessoas envolvidas nas entregas do programa.
Além disso, em frentes mais técnicas, a Technical Program Manager também tem como responsabilidades:
- Colaboração nos desenhos técnicos de solução, trazendo inputs da visão geral da empresa e de outros programas para enriquecer a tomada de decisão;
- Fomento de documentação arquitetural, promovendo alinhamentos técnicos entre múltiplos times e garantindo a gestão da informação;
- Mapeamento de riscos arquiteturais, sugerindo planos de ação junto às lideranças técnicas para garantir o sucesso dos objetivos estratégicos;
- Acompanhamento do portfólio de aplicações que o escopo do programa é responsável, visando a sustentabilidade técnica das soluções;
E ainda vale considerar que cada especialidade vai ter especificidades, por exemplo, Design Program Managers (especialistas em programa e em design, papel que vem crescendo exponencialmente nos últimos anos), vão ter um olhar mais direcionado para operações e excelência dos processos de design junto a tribos e squads.
O que é preciso para se tornar Program Manager?
Os conhecimentos mais básicos sobre gestão de programa geralmente vêm da gestão de projetos, por terem uma relação direta de evolução, sendo o programa um conjunto de projetos e iniciativas, que precisam ter um processo de governança bem definido. Alguns desses conhecimentos estão atrelados à gestão de:
- Escopo;
- Stakeholders;
- Cronograma;
- Budget e capacity;
- Risco;
- Dependências;
- Informação.
Mas, no mercado de tecnologia, principalmente trabalhando junto a tribos e squads, também são necessários conhecimentos sobre agilidade (tanto no nível de cerimônias e práticas quanto a nível organizacional), gestão de produtos e estratégia, garantindo assim que a pessoa Program Manager tenha capacidade de colaborar de ponta a ponta nos processos que habilitam a entrega de valor pela qual é responsável.
No caso de Technical Program Managers, as TPMs também precisam ter como base conhecimentos de arquitetura de software, estratégias de engenharia, pensamento de plataforma e confiabilidade de sistemas.
Como é possível perceber, essa é uma área que demanda conhecimentos de diversas disciplinas, o que fomenta um perfil generalista, com excelente capacidade de comunicação, liderança por influência e visão do todo da organização, o que posiciona o papel como sênior dentro das estruturas organizacionais.
Como Program Manager e Product Manager se relacionam
Se o trabalho da Program Manager é junto a tribos e squads, ela se relaciona diretamente com Product Managers de cada contexto dentro do programa, pois dali sairão os direcionamentos estratégicos do produto, que precisam estar de acordo com a expectativa de entrega de valor do programa.
Com isso, é possível perceber que o primeiro ponto de interação entre PgM ou TPMs e PMs é a colaboração nas definições estratégicas, no qual a pessoa de programa traz insights externos para ajudar a balizar quais hipóteses devem ser as principais apostas, a definir o valor para a usuária e os objetivos de negócio, bem como garantir alinhamento sobre as definições de sucesso tanto para a squad quanto para stakeholders.
No dia a dia, a pessoa responsável pelo programa apoia a pessoa de Produto em insights para Discovery, acompanhamento do Delivery, ajudando a reduzir a carga de reuniões e necessidade de múltiplas documentações, dado que o programa já deve ser uma fonte centralizadora para consulta de informações sobre o status, acompanhamento das métricas de sucesso e sobre as apostas que estão em teste e desenvolvimento.
A Program Manager ainda colabora na comunicação entre times que possuem dependências, para garantir os alinhamentos entre múltiplas squads e produtos, e na escala ágil de bloqueios e riscos que fujam da gestão dos times, promovendo planos de ação antecipados, que mitiguem possíveis chances de insucesso.
Como é possível perceber, Program Management e Product Management são disciplinas parceiras, que quando bem executadas, promovem colaboração e especialização. A pessoa Program Manager ajuda a reduzir a carga cognitiva em cima de Product Managers, que por sua vez podem se aprofundar nas descobertas com usuários e evoluir seus direcionamentos estratégicos, assim como o próprio relacionamento com o time.
Vale ressaltar que não há nenhuma relação direta de hierarquia organizacional, de modo que todas as interações são de influência e colaboração. Apesar de em um primeiro momento isso parecer aumentar a dificuldade do trabalho da pessoa Program Manager, para relações de longo prazo, isso ajuda a promover relacionamentos mais profundos, com mais confiança e respeito à autonomia dos times e da sua gestão.
Como Program Manager e Tech Lead se relacionam
A liderança de Engenharia das squads representa um papel fundamental para o sucesso do programa, seja porque ajuda a promover engajamento e evolução de jornada das pessoas desenvolvedoras, que na prática são as que de fato garantem as entregas (seja por acompanhar o processo de Delivery, as cerimônias das squads ou os processos de tomada de decisão técnica).
Por isso, a pessoa Program Manager tem um trabalho fundamental de colaboração com esse papel. A começar pela visão de capacity, ajudando a sinalizar e escalar problemas na composição da squad que possam culminar na falha do programa, sendo força parceira no trabalho da Tech Lead.
Além disso, um Gerente de Programas ajuda a coordenar a comunicação sobre o status do Delivery, sobre a previsibilidade das entregas e sobre potenciais riscos, consolidando uma série de temas que poderiam ser demandados da Tech Lead, ajudando a reduzir a carga cognitiva e aumentando o foco estratégico do papel.
Por fim, a PgM ajuda a liderança de Engenharia a mapear gargalos no processo, promovendo melhorias no workflow, discussões sobre a efetividade do método ágil de gestão da squad, ou mesmo sobre cerimônias e promoção de melhoria contínua, ajudando a direcionar os times para um mindset enxuto e adaptativo.
Vale adicionar que, em se tratando de TPMs, também há a colaboração nas decisões técnicas, promovendo visão evolutiva da arquitetura e conectando com decisões técnicas de outros contextos. Nessa colaboração, também há o esforço de promover documentações arquiteturais, mapeando riscos técnicos e promovendo boas práticas de integração e entregas contínuas.
Relação da pessoa Program Manager com lideranças e executivos
Um grande trabalho dentro da disciplina de Program Management é saber se relacionar, seja no dia a dia das squads, seja com executivos ou alta liderança como Heads e Diretores. Isso sempre adaptando a comunicação e entendendo o que é efetivo para cada fórum.
Como o engajamento de cada um desses personagens é importante, vale entender como a pessoa Program Manager costuma estar na estrutura organizacional. É comum, em empresas cujo papel já é consolidado, Programa Managers ou Tecnical Program Managers serem pares de GPMs, Engineering Managers e Design Managers, compondo um quarteto que é responsável pelas entregas de valor da tribo, podendo ainda compor mais de uma tribo a depender da senioridade e da complexidade dos contextos.
Nessa posição, há uma facilidade para escalar problemas rapidamente com os gestores, ou sinalizar grandes dificuldades para Heads e Diretores antes de um risco ou bloqueio se tornar de fato detrator do sucesso do programa.
Além disso, PgM é responsável por estruturar e executar um plano de comunicação focado em promover transparência de forma eficiente para diferentes atores. Esse plano passa por comunicação assíncrona em canais ou emails, construção de relatórios e apresentações com a big picture do Delivery, promoção de agendas recorrentes para follow up e colaboração e outras estratégias que achar pertinente.
Nesse caso, Heads e Diretores, gerentes do portfólio da empresa e mesmo C-levels estão diariamente consumindo materiais produzidos pela Program Manager, que precisa ser capaz de se adaptar, para garantir que está conseguindo engajamento e passando as informações mais relevantes para cada fórum.
Conclusão
Acho que deu para perceber que esse papel, ainda tão recente, também é rico em termos de áreas de conhecimento, assim como tem um grande potencial de impacto nas organizações que o adotam.
Empresas que já internalizaram a disciplina de Program Management costumam sentir, em poucos meses, o impacto no aumento da produtividade dos times, escalando o Delivery de produto e tecnologia, quebrando silos e gargalos de comunicação, e promovendo comunicação de ponta a ponta na organização.
Se você ficou com alguma dúvida sobre a posição de Program Manager ou quer dar algum feedback sobre esse artigo, fique à vontade para me chamar no LinkedIn!
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