A reunião 1:1, “one-on-one” ou “cara a cara”, é uma prática essencial para a gestão de pessoas em uma empresa, apoiando o desenvolvimento dos colaboradores e fomentando uma cultura organizacional mais consolidada.
Neste artigo, conheça esse tipo de reunião, os benefícios dessa abordagem para o colaborador e para a organização, como prepará-la e alguns exemplos de perguntas para usar. Acompanhe!
O que é uma reunião 1:1?
Diferentemente de uma reunião de equipe, a reunião 1:1 é feita de maneira individual e entre gestores ou líderes e seus colaboradores.
Seu propósito é promover encontros regulares, personalizados e dedicados inteiramente ao profissional, objetivando:
- o desenvolvimento individual e de carreira;
- a avaliação de desempenho do colaborador;
- a definição e o acompanhamento de metas e objetivos;
- o estreitamento dos laços entre líderes e colaboradores etc.
Assim, é uma estratégia essencial para empresas que buscam fortalecer a gestão de pessoas, engajar colaboradores, reter talentos, criar uma cultura organizacional forte e obter resultados cada vez mais satisfatórios.
Benefícios das reuniões 1:1
As reuniões 1:1 oferecem inúmeros benefícios, tanto à empresa quanto ao colaborador, sendo uma abordagem altamente recomendada para qualquer tipo de organização. Conheça os principais a seguir.
Melhoria da comunicação
A reunião 1:1 é um excelente recurso para criar um espaço de confiança e abertura para trocas de ideias e informações entre gestores e colaboradores, levando à melhoria da comunicação.
Esse encontro regular proporciona o ambiente ideal para alinhar expectativas, discutir possibilidades de desenvolvimento pessoal e profissional e trazer clareza na transmissão de informações.
Maior engajamento e motivação
Reuniões 1:1 servem como um espaço de abertura e interesse da empresa em relação às necessidades individuais do profissional, de modo que ele se sinta valorizado, além de um canal eficaz de feedback para aprimorar e fomentar seu engajamento com a empresa.
O levantamento “Feedback: The Powerful Paradox” mostrou que dois terços dos participantes acreditam que sua performance e chances de sucesso na carreira seriam maiores se recebessem mais feedbacks das lideranças. Também confirmou que receber o tipo certo de feedback positivo tem um impacto na produtividade e no engajamento dos profissionais.
Dessa forma, as reuniões 1:1 são aliadas da produtividade, do engajamento, da retenção de talentos e da manutenção da motivação.
Identificação de desafios e oportunidades
As reuniões 1:1 também são uma oportunidade para entender como os profissionais atuam em suas funções, as dificuldades que enfrentam e as melhores estratégias para aprimorar cada vez mais seus resultados.
Assim, é uma ótima ocasião para identificar desafios no processo e oportunidades de superá-los. Tudo isso é feito de maneira regular e intencional. Ao identificar os principais desafios e as oportunidades de melhoria, o profissional poderá atuar com mais eficiência e produtividade.
Fortalecimento de relações interpessoais
A reunião one-on-one também é um excelente recurso para fortalecer relações interpessoais entre líderes e colaboradores.
Esses encontros regulares são propícios para:
- reforçar a construção de confiança, empatia e comunicação aberta;
- aprimorar a colaboração;
- promover um ambiente mais positivo de trabalho.
Para o colaborador, esse deve ser um espaço de troca e acolhimento genuíno e seguro. Para a empresa, uma oportunidade de conhecer mais seus profissionais e construir uma cultura organizacional mais sólida.
Desenvolvimento individual e de carreira
Além de focar em aspectos do dia a dia do colaborador, as reuniões 1:1 também servem como um espaço para explorar seu desenvolvimento individual e de carreira. Nelas, os colaboradores poderão expressar seus objetivos pessoais e de carreira, aspirações, medos, inseguranças, desafios e necessidades.
Os gestores podem discutir esses pontos e fornecer insights que contribuam para esse desenvolvimento. Além disso, pode ser uma forma de acompanhar o desenvolvimento dos planos e metas estabelecidos ao longo do tempo.
Como preparar e executar uma reunião 1:1 eficaz
Fazer uma reunião 1:1 envolve alguns passos essenciais. Lembrando que esse encontro deve ser visto como um compromisso importante, tanto para o líder quanto para o liderado.
Para se preparar e executar uma reunião one-on-one eficaz, siga as dicas a seguir.
Estabelecer um horário dedicado
As reuniões one-on-one são compromissos essenciais na agenda de um líder e de um liderado. Além disso, devem ser, de preferência, inegociáveis, fixas e programadas com antecedência. O ideal é que seja um encontro semanal ou quinzenal pré-definido.
Caso não seja possível, é importante agendar a próxima reunião sempre ao final de cada encontro. Também é necessário definir uma duração específica, por exemplo, entre 30 minutos e 1 hora. Se for cancelar a reunião por alguma razão, um novo horário precisa ser estabelecido imediatamente.
Definir uma agenda para a reunião
Os encontros têm como foco o colaborador, portanto, a pauta da reunião deve ser criada por ele. Afinal, os assuntos abordados serão direcionados para suas necessidades e expectativas, então, nada mais justo que os temas sejam sugeridos pelo profissional.
Isso não significa que o gestor ou líder deve se abster de se preparar para o encontro. Pelo contrário, ele pode sugerir ao colaborador que envie a agenda previamente para que possa se preparar da melhor forma possível.
Criar um ambiente seguro para a conversa
As one-on-one precisam ser feitas em um ambiente de comunicação aberta e segura, passando confiança ao colaborador e criando o espaço adequado para o fortalecimento do relacionamento entre as duas partes.
Se possível, escolha um local privado e livre de interrupções para que a reunião flua de forma adequada.
Exercer a escuta ativa
Como mencionado, esse é o momento dedicado ao colaborador. Por isso, manter uma postura de escuta ativa durante os encontros é fundamental.
É papel do líder mostrar acolhimento, empatia e abertura para ouvir as demandas do colaborador, seus desafios e expectativas em relação ao trabalho e à reunião em si, entre outros pontos. Assim, a escuta ativa é um recurso importante para que a reunião seja bem-sucedida.
Fazer perguntas quando necessário
Apesar de o direcionamento da reunião ser do colaborador, gestores também podem e devem fazer perguntas sempre que necessário durante o encontro.
As perguntas são parte fundamental de uma reunião 1:1, seja para começar uma conversa de maneira mais informal, esclarecer dúvidas, dar continuidade a um tópico, direcionar a conversa ou ajudar o profissional a elaborar suas demandas.
Fazer anotações e definir os próximos passos
Além de perguntas, uma boa prática para otimizar uma reunião 1:1 é tomar notas sobre os tópicos abordados. Isso ajudará a manter um registro do que foi tratado no encontro e servirá como uma forma de acompanhamento dos temas, dos acordos e das decisões firmadas.
Com base nisso e no que foi discutido nos encontros, também é possível definir os próximos passos ou, pelo menos, criar um esboço do que é necessário fazer a partir dali.
28 exemplos de perguntas para fazer no 1:1
Algumas perguntas podem ser muito úteis para ajudar na execução de uma reunião 1:1 e torná-las mais efetivas. Confira uma lista com 28 exemplos de perguntas para fazer.
Abertura das reuniões
As perguntas de abertura servem para iniciar uma conversa informal, saber como anda o colaborador e entender o clima antes de abordar a pauta do encontro. Por exemplo:
- Como você está se sentindo hoje/esta semana?
- Há alguma conquista ou desafio recente que você queira compartilhar?
- O que você tem feito de interessante fora do trabalho?
- Há algo da nossa reunião passada que você queira revisitar hoje?
Desenvolvimento individual e de carreira
Perguntas de desenvolvimento individual e de carreira buscam conhecer mais sobre o liderado, entender suas aspirações, metas e objetivos pessoais e profissionais e discutir possibilidades, como:
- Quais são seus principais objetivos de carreira de curto e longo prazo atualmente?
- Que habilidades e competências você acha importante desenvolver para alcançar seus objetivos de desenvolvimento?
- Quais são seus maiores desafios de carreira atualmente?
- Existe alguma oportunidade de treinamento e desenvolvimento que você deseja seguir?
- Que tipo de recursos ou apoio você precisa para alcançar seus objetivos?
Feedback
As perguntas de feedback são essenciais para entender a melhor forma de fornecer essa devolutiva ao colaborador e permitir que ele faça o mesmo.
Veja alguns exemplos:
- Como você prefere receber feedback?
- Você acredita que fornecemos feedback em uma frequência adequada?
- Você tem algum feedback para mim ou para algum membro do time?
- Como podemos melhorar nosso processo de feedback?
- Os feedbacks fornecidos a você estão contribuindo positivamente para o seu desenvolvimento?
Motivação e engajamento
Essas perguntas ajudam a entender os níveis de motivação e engajamento do colaborador, além de levantar questões sobre o bem-estar do profissional. Alguns exemplos são:
- Como está seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional atualmente?
- O que te motiva/anima a vir trabalhar todos os dias?
- Você passou por alguma situação de estresse recentemente?
- Como podemos ajudar a melhorar seu bem-estar no trabalho?
- Você tem se sentido desafiado ultimamente?
Desempenho e projetos
Para acompanhar o andamento de projetos e os progressos no desempenho das funções e tarefas estabelecidas, algumas perguntas possíveis são:
- Quais objetivos/metas você conseguiu alcançar desde o nosso último encontro?
- Como vai o progresso das suas metas de projeto?
- Quais desafios você está enfrentando para alcançar seus objetivos atualmente?
- Do que você necessita em termos de recursos ou apoio para alcançar os objetivos definidos?
- Como você avaliaria o seu desempenho nos últimos tempos (mês/trimestre/semestre)?
Finalização das reuniões
Algumas perguntas podem ser muito úteis para concluir as reuniões 1:1 e gerar pautas futuras ou encontrar pontos de melhoria neste processo, como:
- Existe algum assunto que não discutimos hoje que você gostaria de abordar?
- Quais são as suas expectativas para as próximas reuniões?
- Como podemos tornar nossos encontros mais produtivos e eficazes?
- De que forma posso te apoiar até o nosso próximo encontro?
Aprenda a liderar e conduzir reuniões 1:1 com a PM3
Se você chegou até aqui, conseguiu entender a importância e os benefícios da reunião 1:1 para os colaboradores e para a empresa. Esse tipo de encontro é apenas uma das formas de exercer liderança de maneira efetiva e produtiva, estimulando uma cultura organizacional forte e estruturada.
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