Em times que usam o framework Scrum, um dos eventos mais importantes para promover sprints efetivas é o sprint planning.
Como o nome sugere, a reunião de planejamento de sprint é a etapa inicial de uma sprint, sendo essencial para que o processo seja ágil, produtivo e entregue o valor necessário ao desenvolvimento do produto.
Conheça o processo de sprint planning, seus objetivos, os erros mais comuns cometidos nas reuniões de planejamento de sprint e como fazê-las da forma certa.
O que é sprint planning?
O planejamento de sprint é a primeira etapa na criação de uma sprint. Esse evento inicia o ciclo de trabalho do time e é fundamental para analisar os itens prioritários do product backlog e definir objetivos da sprint que se inicia.
Na metodologia Scrum, uma sprint é um ciclo com tempo definido de até quatro semanas, no qual determina-se objetivos e tarefas realistas para alcançá-los junto ao time de produto.
A sprint é o núcleo da metodologia Scrum e reúne os papéis de Product Owner, Scrum Master (quando há essa figura) e o time de desenvolvimento.
São nas sprints que acontecem, no intervalo de tempo definido previamente, o trabalho de desenvolvimento do produto determinado para aquele ciclo.
Esses ciclos devem ser produtivos e agregar valor ao desenvolvimento do produto, alcançando os objetivos do backlog do produto. Assim, a reunião de planejamento de sprint é uma etapa essencial para garantir um fluxo funcional e produtivo de trabalho do time durante o período da sprint.
Qual o objetivo do planejamento de sprint?
O planejamento da sprint é um processo colaborativo entre o time de desenvolvimento, o Product Owner e o Scrum Master (se houver).
Apesar do PO geralmente ser a pessoa facilitadora no evento de planejamento, os objetivos da sprint são definidos de maneira totalmente colaborativa.
Seu objetivo é avaliar o contexto do produto em desenvolvimento, responder a questionamentos sobre esse processo e definir metas claras e realistas para a próxima sprint.
Uma reunião de planejamento de sprint também garante um alinhamento entre todos os membros do time ao delinear o que cada um deve fazer para alcançar o objetivo da sprint.
Além disso, tem como propósito contribuir para otimizar o trabalho, promovendo autonomia e auto-gerenciamento para os envolvidos, e, consequentemente, agilidade para as ações do time.
Alguns questionamentos que podem ser levantados na sprint planning, são:
- Quais itens do product backlog deve-se priorizar?
- Quais são os insights sobre a eficiência, ritmo e capacidade do time nas sprints passadas?
- Quais serão os entregáveis (incrementos de funcionalidades do produto) da próxima sprint e como agregam valor ao produto e às partes interessadas?
- Quais são as dúvidas do time em relação à sprint sendo definida?
- Há riscos e dependências nesse processo? Se sim, quais são e como se reestruturar para otimizar a sprint?
- Das prioridades definidas no refinamento de product backlog, quais são “Definition of Ready” e podem incluídas na sprint?
- Como transformar cada item do backlog do produto em tarefas dentro da sprint?
- O que deve ser feito por cada membro do time para alcançar esses resultados?
- Qual é a “Definition of Done” dos itens do backlog do produto?
Dicas para fazer eventos de sprint planning de forma eficiente e realista
Uma sprint planning deve ser eficiente e produtiva para o time de desenvolvimento, PO e outras partes interessadas.
Apesar desse processo ser a primeira etapa de um ciclo no framework Scrum, uma sprint planning normalmente começa antes com uma preparação para o planejamento.
Isso é necessário para otimizar tempo na cerimônia de planejamento e garantir uma clareza maior no processo de sprint planning.
Regras importantes para uma reunião de planejamento de sprint
Antes de partir para dicas e etapas de planejamento de sprint, algumas regras básicas para uma sprint planning efetiva são:
- Se ater ao tempo pré-determinado da sprint planning: de acordo com o Guia do Scrum, uma sprint planning deve ter um time-box (limite de tempo) definido para ocorrer, assim como as sprints. A recomendação é de que para uma sprint de quatro semanas, o tempo limite deve ser de até 8 horas de planejamento. Assim, em sprints menores, esse evento deve ter uma duração menor.
- “Definition of Ready”, ou “Definição de Pronto para Começar”: uma etapa crucial onde se estabelece critérios claros que determinam que um item do backlog do produto está pronto para começar a ser desenvolvido. Essa etapa acontece antes da sprint, normalmente na cerimônia de refinamento do backlog do produto.
- “Definition of Done”, ou “Definição de Pronto”: representa a conclusão de um item do backlog do produto. A definição de “Pronto” é bastante variável dentro de times de desenvolvimento, mas o “Pronto” de cada item ou incremento deve ser claro e todos os envolvidos devem entendê-los.
A sprint planning começa com o refinamento do backlog de produto
Apesar da sprint planning ser o momento de planejamento da próxima sprint do time, esse processo geralmente começa na cerimônia de refinamento do backlog do produto.
Preparar-se para a sprint planning ao refinar o product backlog ajuda a mantê-lo atualizado e pronto para o evento de planejamento de sprint.
Assim, no dia da reunião de planejamento, pode-se otimizar tempo dentro da cerimônia de sprint planning, contribuindo para um processo mais fluido e eficiente.
É importante rever insights da última sprint realizada
Outro aspecto importante no processo de sprint planning é a avaliação de insights da última sprint.
Em um ciclo de trabalho Scrum, a revisão da sprint e a retrospectiva da sprint são eventos essenciais para captar insights e revisar detalhes da sprint que se encerrou.
Revisa-se os resultados alcançados com a sprint, se o objetivo definido foi concluído e avalia-se o desempenho do time durante esse período.
Contudo, no evento de planejamento de sprint de um novo ciclo, também é importante pontuar e rever os insights do último ciclo para entender elementos como:
- Ritmo e capacidade do time sobre o que é possível adicionar nos objetivos da nova sprint;
- Alinhamento entre feedback de stakeholders e expectativas do time;
Clareza na definição do objetivo da sprint
Um dos fatores mais importantes na sprint planning é a clareza na hora de definir o objetivo da sprint.
Trabalhar com expectativas realistas sobre o que pode ser entregue no final da sprint é melhor do que focar em metas pouco prováveis de serem alcançadas no ciclo que se inicia.
Esse momento envolve:
- Discutir os itens do product backlog que são prioridades no desenvolvimento (definidos na cerimônia de refinamento do backlog do produto);
- Definir com clareza e sob uma perspectiva realista qual será a “Definição de Pronto” da sprint para cada item do backlog do produto com todos os envolvidos no projeto (Product Owner, time de desenvolvimento e Scrum Master, se houver);
- Ouvir e alinhar a comunicação com todos os membros do time sobre o que espera-se da sprint que se inicia, se há dúvidas a serem esclarecidas, etc.
Planejamento de tarefas da sprint
Após definir um objetivo realista, é necessário transformá-lo em tarefas acionáveis que ajudarão o time a alcançar as metas da sprint.
Aqui, pode-se definir como os itens do product backlog serão mensurados utilizando medidas que melhor se adequem ao time.
Além disso, cada membro do time de desenvolvimento será responsável por definir como essas tarefas serão executadas.
Esse é um time autogerenciável e não é papel do PO determinar a forma como as tarefas serão concluídas.
Confirmação sobre o planejamento
Ao definir o objetivo e as tarefas da sprint e garantir que estão alinhadas aos objetivos gerais do produto e aos interesses de stakeholders, a sprint planning é finalizada com a confirmação do time sobre o que foi planejado, dando início a uma nova sprint.
Erros comuns: o que evitar na reunião de planejamento de sprint?
Existem muitas maneiras de fazer sprint planning de forma efetiva, mas há também alguns erros comuns que muitos times ágeis que usam a metodologia Scrum cometem que podem acabar sendo ineficientes para o desenvolvimento do produto.
Confira algumas dicas do que evitar em uma reunião de planejamento de sprint!
Acelerar a reunião de planejamento da sprint
É um erro pensar que se economizará tempo ao acelerar uma sprint planning. A reunião é um evento crucial para garantir que a sprint realmente defina um objetivo que entregue valor ao produto e às partes interessadas.
Além disso, se feita da maneira correta, contribui para um fluxo de trabalho mais claro, produtivo e fluido.
Assim, é importante definir um time-box para a sprint planning e manter-se dentro desse tempo, mas tentar acelerar esse processo quando ainda há tempo a ser usado, pode ser prejudicial para o desempenho geral do time dentro da sprint.
Não ter o PO presente na sprint planning
Outro erro comum em um planejamento de sprint é a ausência de um Product Owner no evento.
O “dono do produto” é o elo entre stakeholders e time de desenvolvimento, além de ser responsável pela gestão de product backlog, sendo uma figura essencial para a priorização e definição de objetivos no desenvolvimento do produto.
Então, fazer sprint planning sem a presença do PO é um erro que pode levar a processos ineficientes, comunicação desalinhada e falta de produtividade nas sprints.
Ser inflexível às mudanças
Trabalhar com um framework engessado é um erro grave no processo de planejamento de sprint.
Na metodologia Scrum, saber que haverão mudanças no planejamento e estar aberto a acolhê-las é indispensável para o sucesso de uma sprint.
Não alinhar o objetivo da sprint com o objetivo geral do produto
Um erro comum em sprint planning é a falta de alinhamento entre o objetivo da sprint e objetivo geral do produto.
Uma visão operacional é essencial para o desenvolvimento de um produto. Porém, é igualmente indispensável ter uma visão de negócios e sempre colocar em perspectiva os objetivos gerais do produto e como eles se alinham às sprints.
Conclusão
A sprint planning é o passo inicial para uma sprint de sucesso, pois garante um alinhamento na comunicação, a definição de objetivos claros e realistas e a efetividade de processos dentro do time de desenvolvimento de um produto.
Agora você já conhece os detalhes desse processo da metodologia Scrum e como colocá-lo em prática de forma realmente efetiva para agregar valor ao produto e à rotina do time.
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